6 gode råd til et godt udbud med forhandling - Bygherreforeningen

Nyhed -

04/09/2020

6 gode råd til et godt udbud med forhandling

Interessen for at bruge udbud med forhandling er stigende hos landets bygherrer. Det viser Bygherreforeningens undersøgelse af bygherrernes erfaringer med udbudsloven fra maj 2020. Udbudsformen giver bygherrerne mulighed for tættere kontakt med markedet og kan dermed være medvirkende til at præcisere priser, højne kvalitet og lægge fundamentet for en bedre proces. For at understøtte, at alle kan drage nytte af udbudsformen, har vi samlet 6 gode råd til et godt udbud med forhandling

Forhandlingen i udbuddet giver mulighed for en tættere markedskontakt og dialog i udbudsprocessen, og hvis det tilrettelægges rigtigt, kan det give mere præcise priser og højere kvalitet. Samtidig kan det også være et værktøj til at sikre, at det tilbudte projekt er optimeret til bygherrens behov, da det giver indsigt i tilbudsgiverens syn på risiko og cost-drivers, der kan fordyre projektet.

Men hvis man vil opnå gevinsterne med udbudsformen, kræver det, at man tilrettelægger en god proces. Her er derfor seks gode råd til et godt udbud med forhandling:

 

1. Brug udbud med forhandling til udbud af komplekse projekter: Som bygherre kan du med særlig fordel bruge udbud med forhandling, når du skal udbyde mere komplekse projekter, hvor man har beskrevet funktioner, fordi det er svært at beskrive ønsker eller løsninger klart i udbudsmate­rialet. Udbud med forhandling er også rigtig godt egnet i projekter, hvor man som bygherre udby­der efter ’bedste forhold mellem kvalitet og pris’ – altså det, der tidligere var kendt som ’økonomisk mest fordelagtige tilbud’. Det anbefales derimod ikke at bruge udbud med forhandling på ukomplicerede projekter, hvor man udbyder efter laveste pris.

 

2. Hold fokus på omkostningerne i udbuds- og tilbudsprocessen: Udbud med forhandling kræver flere ressourcer end et almin­deligt begrænset udbud, og det er derfor vigtigt at sikre, at dine egne og tilbudsgivernes udgifter til forhandlingen ikke løber løbsk. Forhandlingsforløbet og de tilhørende transaktionsomkostninger skal tilpasses i forhold til projektet – der skal være balance i indsats og udbytte. Det gælder både ved små, mellemstore og store kontrakter. Det er god skik, at bygherren betaler tilbudsgiverne et vederlag, hvis der lægges op til en ressourcekrævende udbudsproces.

 

3. Prækvalificer kun tre tilbudsgivere: Det anbefales som udgangspunkt at nøjes med at prækvalificere tre tilbudsgivere. Forhandlingen mulighed for at fjerne en del risiko, samtidig med at tilbudsgiverne bedre forstår opgaven. Heri­gennem er bygherren mere sikker på at få tre gode og brugbare tilbud. Har du prækvalificeret flere tilbudsgivere og gennemfører flere forhandlingsrunder, har du mulighed for at sortere tilbudsgivere fra undervejs, hvis de ikke længere er relevante i konkurrencen.

 

4. Lav en effektiv forhandlingsproces: En anden måde at reducere omkostningerne er at reducere antallet af forhandlingsmøder. I mange tilfælde kan man komme rigtig langt på et enkelt møde og det er netop antallet af forhandlingsrunder, der koster penge for tilbudsgiverne. For at gøre processen mere effektiv er det vigtigt at tydeliggøre hvilke elementer du ønsker at for­handle i dit udbudsmateriale, og lav en plan over, hvordan du ønsker at for­handlingsfasen skal forløbe.

 

5. Vær gennemsigtig i dine forhandlingsprocesser: For at leve op til princippet om gennemsigtighed, er det vigtigt, at du som bygherre i det udsendte materiale beskriver, hvordan du vil gen­nemføre processen og også undervejs dokumenterer, hvad der er foregået. Tilbudsgiverne skal na­turligvis behandles lige under forhandlingerne, så alle får samme tilbudsgrundlag, tid, informationer etc. I forhold til at udforme spillereglerne for forhandlingen, er vores opfordringen derfor: Koncentrer indsatsen om de grundlæggende princip­per, det gode købmandskab samt godt samarbejde og solid dokumentation.

 

6. Overvej om der er behov for kompetencer fra baglandet eller rådgiver: Forhandling er en vigtig bygherredisciplin, hvor det er afgørende, at bygherren selv er aktiv i processen. Ud­over at skulle sammensætte sit forhandlingsteam, skal du som bygherre også overveje, om der er brug for kompe­tencer i baglandet eller fra rådgivere, som kan supplere med viden og vurderinger undervejs i forløbet. For at kunne gennemføre udbud med forhandling, er kompetencer inden for følgende områder vigtige: Vurdering af teknik og byggeproces, pris- og markedskendskab, procesledelse, god forhandlingsskik.

 

De seks råd tager udgangspunkt i Værdibygs vejledning ”Udbud med Forhandling”, der bygger videre på Bygherreforeningens ”Drejebog for bygherrer: Udbud med forhandling” fra 2016. Til kurset ”Grundlæggende udbudsret for bygherrer” i Bygherreforeningen d. 17. september kan du også dykke ned i forskellige udbudsformer og opmærksomhedspunkter i udbudsprocessen, og få alt den viden om udbudsretslige forhold, der er vigtig at kende til for dig som bygherre. Vi sætter også fokus på udbud, når vi inviterer til seminar om bæredygtige udbud d. 6. oktober. Her kan du få inspiration til, hvordan du tænker bæredygtighed ind i dine projekter allerede i udbudsfasen, med inspiration fra andre bygherrer og aktører i værdikæden.

Aktuelt

Styrk din faglighed på et af vores kommende arrangementer

aug
29
Medlemsmøde

Bygherre Briefing

Velkommen til Bygherre Briefing, der med sit skarpe format giver dig indblik i aktuelle emner, og dykker ned i et af de vigtigste emner blandt landets bygherrer netop nu.

sep
9
Udbud og samarbejde

Vælg den rette entrepriseform

Hvordan vælger du den rigtige entrepriseform til dit projekt? På denne kursusdag hører du om fordele, ulemper og erfaringer med de forskellige entrepriseformer, så du er klædt på til at vælge den rette form, når...

sep
10
Byggeri, drift og anlæg

Ledningsarbejder og gæsteprincippet

Udgifter til ledningsarbejder kan være en ubehagelig overraskelse i et projekt, især hvis der ikke er taget højde for det i anlægsbudgettet. På dette kursus får du overblik over de grundlæggende regler inden for ledningsret...

sep
11
Byggeri, drift og anlæg

Bygherrernes anlægsdag 2024

Lukker anlægsbranchen i 2050, når der ikke er råstoffer og arbejdskraft til at udføre opgaverne?  Hvad betyder bæredygtighed, klimakrav og digitalisering for fremtidige anlægsprojekter?  Vi sætter fokus på de udfordringer anlægssektoren står over for lige...

sep
17
Byggeriets aftaler

AB18 for bygherrer

På dette efterhånden klassiske AB-kursus får du en grundig indføring i AB18 og en gennemgang af aftalesystemet – herunder de væsentligste ændringer og nyskabelser, der er kommet siden AB92. Kurset sætter fokus på de muligheder,...

Få den nyeste viden fra Bygherreforeningen i din indbakke

Ja tak – send mig Bygherreforeningens nyhedsbrev