Forhandlingen i udbuddet giver mulighed for en tættere markedskontakt og dialog i udbudsprocessen, og hvis det tilrettelægges rigtigt, kan det give mere præcise priser og højere kvalitet. Samtidig kan det også være et værktøj til at sikre, at det tilbudte projekt er optimeret til bygherrens behov, da det giver indsigt i tilbudsgiverens syn på risiko og cost-drivers, der kan fordyre projektet.
Men hvis man vil opnå gevinsterne med udbudsformen, kræver det, at man tilrettelægger en god proces. Her er derfor seks gode råd til et godt udbud med forhandling:
1. Brug udbud med forhandling til udbud af komplekse projekter: Som bygherre kan du med særlig fordel bruge udbud med forhandling, når du skal udbyde mere komplekse projekter, hvor man har beskrevet funktioner, fordi det er svært at beskrive ønsker eller løsninger klart i udbudsmaterialet. Udbud med forhandling er også rigtig godt egnet i projekter, hvor man som bygherre udbyder efter ’bedste forhold mellem kvalitet og pris’ – altså det, der tidligere var kendt som ’økonomisk mest fordelagtige tilbud’. Det anbefales derimod ikke at bruge udbud med forhandling på ukomplicerede projekter, hvor man udbyder efter laveste pris.
2. Hold fokus på omkostningerne i udbuds- og tilbudsprocessen: Udbud med forhandling kræver flere ressourcer end et almindeligt begrænset udbud, og det er derfor vigtigt at sikre, at dine egne og tilbudsgivernes udgifter til forhandlingen ikke løber løbsk. Forhandlingsforløbet og de tilhørende transaktionsomkostninger skal tilpasses i forhold til projektet – der skal være balance i indsats og udbytte. Det gælder både ved små, mellemstore og store kontrakter. Det er god skik, at bygherren betaler tilbudsgiverne et vederlag, hvis der lægges op til en ressourcekrævende udbudsproces.
3. Prækvalificer kun tre tilbudsgivere: Det anbefales som udgangspunkt at nøjes med at prækvalificere tre tilbudsgivere. Forhandlingen mulighed for at fjerne en del risiko, samtidig med at tilbudsgiverne bedre forstår opgaven. Herigennem er bygherren mere sikker på at få tre gode og brugbare tilbud. Har du prækvalificeret flere tilbudsgivere og gennemfører flere forhandlingsrunder, har du mulighed for at sortere tilbudsgivere fra undervejs, hvis de ikke længere er relevante i konkurrencen.
4. Lav en effektiv forhandlingsproces: En anden måde at reducere omkostningerne er at reducere antallet af forhandlingsmøder. I mange tilfælde kan man komme rigtig langt på et enkelt møde og det er netop antallet af forhandlingsrunder, der koster penge for tilbudsgiverne. For at gøre processen mere effektiv er det vigtigt at tydeliggøre hvilke elementer du ønsker at forhandle i dit udbudsmateriale, og lav en plan over, hvordan du ønsker at forhandlingsfasen skal forløbe.
5. Vær gennemsigtig i dine forhandlingsprocesser: For at leve op til princippet om gennemsigtighed, er det vigtigt, at du som bygherre i det udsendte materiale beskriver, hvordan du vil gennemføre processen og også undervejs dokumenterer, hvad der er foregået. Tilbudsgiverne skal naturligvis behandles lige under forhandlingerne, så alle får samme tilbudsgrundlag, tid, informationer etc. I forhold til at udforme spillereglerne for forhandlingen, er vores opfordringen derfor: Koncentrer indsatsen om de grundlæggende principper, det gode købmandskab samt godt samarbejde og solid dokumentation.
6. Overvej om der er behov for kompetencer fra baglandet eller rådgiver: Forhandling er en vigtig bygherredisciplin, hvor det er afgørende, at bygherren selv er aktiv i processen. Udover at skulle sammensætte sit forhandlingsteam, skal du som bygherre også overveje, om der er brug for kompetencer i baglandet eller fra rådgivere, som kan supplere med viden og vurderinger undervejs i forløbet. For at kunne gennemføre udbud med forhandling, er kompetencer inden for følgende områder vigtige: Vurdering af teknik og byggeproces, pris- og markedskendskab, procesledelse, god forhandlingsskik.
De seks råd tager udgangspunkt i Værdibygs vejledning ”Udbud med Forhandling”, der bygger videre på Bygherreforeningens ”Drejebog for bygherrer: Udbud med forhandling” fra 2016. Til kurset ”Grundlæggende udbudsret for bygherrer” i Bygherreforeningen d. 17. september kan du også dykke ned i forskellige udbudsformer og opmærksomhedspunkter i udbudsprocessen, og få alt den viden om udbudsretslige forhold, der er vigtig at kende til for dig som bygherre. Vi sætter også fokus på udbud, når vi inviterer til seminar om bæredygtige udbud d. 6. oktober. Her kan du få inspiration til, hvordan du tænker bæredygtighed ind i dine projekter allerede i udbudsfasen, med inspiration fra andre bygherrer og aktører i værdikæden.
