Bygherreforeningens porteføljeudvalg har her samlet 6 gode råd, man som driftsherre og porteføljeejer kan starte ud med at overveje, når man skal i gang med at arbejde med sin data:
1. Fastlæg en strategi
Behovet for data er forskelligt, og afhænger af, hvad man ønsker at opnå som organisation. Først er det afgørende at vurdere behovet for data og fastlægge en strategi. En kommune har f.eks. ikke samme behov for data som en pensionskasse. Her er det vigtigt at tale ind i den aktuelle dagsorden i den pågældende organisation. Er den økonomiske dagsorden vigtigst i snæver forstand, vil forbrugsdata sikkert være i fokus, men er der en bredere bæredygtighedsdagsorden, vil fokus på LCA, herunder CO2-påvirkning, være mere relevant.
2. Identificer data
Overvej hvilke data der er de vigtigste, og hvordan de kan indsamles og analyseres. Er det data om arealer, brug og anvendelse eller tilstande? Her er det vigtigt at være opmærksom på, at anvendelses- og brugerdata ofte er forankrede i fortiden og dermed kun delvist relevante for den fremtidige brug.
Når man bygger nyt eller etablerer større renoveringer, ændres anvendelsen også ofte. F.eks. ændres den pædagogiske praksis på en ny skole, hvilket gør de eksisterende data irrelevante og bagud-skuende. I stedet bør det her være en integreret del af et nyt byggeprojekt, at der via data følges op på, om anvendelse står mål med de intentioner, der var for anvendelsen af bygningen.
3. Find det rigtige ambitionsniveau
Man kan hurtigt drukne i data, hvis ikke man på forhånd har defineret ambitionsniveauet. Først og fremmest skal det være realistisk at rumme, vedligeholde og navigere efter de data, som indsamles (data governance). Desuden er det afgørende, at de løbende opdateres og er relevante over tid, så de ikke går tabt – eller endnu værre, bliver misvisende på grund af manglende opdatering.
Tænk gerne stort omkring data, men start småt. En stor mængde data er ikke et mål i sig selv. Overvej derfor hvilke data eller nøgletal, der er vigtige og hvorfor, og hvad output konkret skal bruges til. Valget skal være i tråd med organisationens strategi, mål om fx driftsoptimering, energioptimering, CO2-aftryk, køb eller salg mv.
4. Find det rigtige system
Udarbejd en kravspecifikation i forhold til valg af systemer. Der skal vælges en løsning, som bedst opfylder behovet på både kort og lang sigt. Her er det f.eks. væsentligt med brugervenlige og intuitive brugerflader, hvor det er nemt både at indrapportere og/eller afkode data.
Der er ingen grund til at genopfinde den dybe tallerken. Opbyg en datastruktur der er enkel, og som kan udvides og detaljeres efter behov. Det er vigtigt, at datastrukturen er åben og i overensstemmelse med best-practice i branchen. Man kan fx hente guidelines i DFM-håndbogen, der er udgivet af Dansk Facility Management.
5. Organiser din performance
Udarbejd en organisering omkring dine data, både i opsamlingen, vedligeholdelsen og analysen. Sørg for, at der er de rette kompetencer, en god governance og et bredt ejerskab, således at udgangspunktet for de strategiske diskussioner er de samme i hele organisationen. Sørg for at visioner og målsætninger når ud og bliver forklaret helt ud til det yderste led i organisation – hvorfor indsamler vi data? Hvad skal data bruges til? Hvordan gør vi det? og hvordan måler vi på, om det lykkes?
4. Få styr på lovgivningen
I forhold til at kunne bruge relevante data, er der helt afgørende at have styr på lovgivningen omkring anvendelse, opbevaring og deling. Det er derfor essentielt at kende til GDPR-reglerne, hvis man vil arbejde strategisk med data i både udvikling og drift af byggeri.
Vil du blive klogere på, hvordan din organisation bliver moden til at bruge data strategisk, samt hvilke udfordringer man skal være særligt opmærksom på, kan du tilmelde dig Bygherreforeningens seminar; Byg til Drift. Her kan du bl.a. møde Karen Dilling, ejendomschef i Hillerød Kommune og formand for KTC’s faggruppe for kommunale ejendomme, der kender betydningen af at arbejde med en strategisk tilgang til drift, og du kan møde Einar Krog, chefrådgiver i Niras A/S, som vil give dig indsigt i, hvorfor det er vigtigt at have styr på sine data, og gå i dybden med de overvejelser, man bør gøre sig som driftsherre. Du kan også møde en lang række andre spændende oplægsholdere, der vil give dig inspiration til, hvordan du kan arbejde med bl.a. porteføljestyring, samarbejdet omkring driften, og effektivisering af anvendelsen af byggeriet, gennem øget digitalisering.
Ønsker du inspiration til en strategiske tilgang til digitalisering for byg- og driftsherrer, kan du se Bygherreforeningens rapport Taskforce for digitalisering af byggeriet
