Hvad skal du bruge?
Det er bygherren, der forestår projektgennemgangen. Det betyder blandt andet, at det er bygherren, der skal sikre, at der er afsat tilstrækkelig tid og ressourcer til at gennemføre projektgennemgangen og til at gennemføre eventuelle ændringer, som gennemgangen giver anledning til. Tidsrummet for projektgennemgangen skal fremgå af udbudstidsplanen, jf. AB 18 § 4, stk. 4.
Bygherren deltager selv synligt i en ledelsesrolle, men vil ofte sætte projekteringslederen til at gennemføre projektgennemgangen. Det er vigtigt, at bygherren selv følger projektgennemgangen tæt, for at sikre en fornuftig proces mellem rådgiver- og entreprenørside, der kan have modsatrettede interesser. Projekteringslederens rolle og opgaver skal fastlægges nærmere i ydelsesbeskrivelser mv. Evt. kan også deltage en rådgiver, der har gransket projektmaterialet uafhængigt af de projekterende.
Det er også bygherren, der skal tilrettelægge projektgennemgangen. Bygherren betaler de andre parter for deres deltagelse, så det er vigtigt, at projektgennemgangen giver værdi for pengene. Rammerne for projektgennemgangsforløbet bør fremgå af udbudsmaterialet, da entreprenøren ellers ikke vil kunne prissætte ydelsen. Projektgennemgangen kan eventuelt opdeles, herunder på en måde, der gør, at der fokuseres på udvalgte emner. Herunder kan også indgå forventningsafstemning om kommunikation og håndtering af uenigheder, dvs. anvendelse af instrumenter til konfliktløsning.
Endeligt har bygherren pligt til at dokumentere projektgennemgangsforløbet i en redegørelse. Redegørelsen kan være et vigtigt redskab i senere drøftelser om, hvorvidt noget har været uklart i projektet, og hvorvidt entreprenøren har haft anledning til at opdage det under gennemgangen.
Som udgangspunkt er redegørelsen en form for referat af de trufne beslutninger, men bygherren bør overveje at gøre redegørelsen relativt detaljeret med angivelse af de emner, som har været drøftet, hvor lang tid der er anvendt på drøftelsen af det enkelte delemne, og om der har eller ikke har været bemærkninger. Dermed kan bygherren gøre det vanskeligere for entreprenøren at komme tilbage med krav på et senere tidspunkt på områder, der har været drøftet grundigt, uden at der har været bemærkninger.
Redegørelsen kan evt. suppleres med en bygbarhedserklæring, hvor parterne erklærer, at de efter gennemgangen føler sig overbeviste om, at projektmaterialet er tilstrækkeligt gennemarbejdet til at bygge efter.
Bygherren bør have opmærksomhed på snarest muligt at få klarlagt eventuelle krav fra entreprenører og rådgivere som følge af de forhold, der blev behandlet på projektgennemgangen. Ved evt. manglende enighed kan der indhentes en hurtig afgørelse efter AB18, § 68 / ABR18, § 62.