Blog: Klar ledelse og retning skaber fremdrift i byggeprojekter

Lyder ovenstående velkendt, så er det nok fordi, at store bygge- og renoveringsprojekter befinder sig i kategorien af vanskelige projekter. De indeholder alle elementer, som gør styring og ledelse yderst komplekst. De koster fx bunkevis af penge, de larmer og sviner og de forstyrrer naboer, brugere og andet godtfolk. De påvirker det omkringliggende samfund før, under og efter projektfasen, og de rummer mange modsatrettede interesseser og potentielle konflikter.

Læg dertil, at selve byggeprocessen er et kaotisk samspil mellem et væld af rådgivere, leverandører og underleverandører på et ofte meget begrænset fysisk areal. Jo, udfordringer er der nok af og det kræver en vis robusthed at nyde kritisk opmærksomhed fra både forventningsfulde brugere, emsige myndigheder og flygtige politikere eller stålsatte direktioner. Derfor har Bygherreforeningen på baggrund af en række interviews udarbejdet en række gode råd til, hvordan du kan skabe legitimitet og opbakning til dit byggeprojekter og dermed tage kontrol over eget projekt.

Skab plads som projektleder
Erfaringer viser, at det er afgørende hele tiden at arbejde proaktivt med at skabe opbakning og sikre sig legitimitet til egen rolle og handlinger ved bl.a. at balancere det, man melder ud og kommunikerer til omverdenen, med de handlinger man foretager, for så hele tiden at holde det op imod andres forventninger.

Sammenhæng mellem bygherrens legitimitet og manøvrerum
Modellen viser grundlaget for manøvrerummet – nemlig de faktorer, som skaber legitimitet og tillid til bygherren i et byggeprojekt. Legitimiteten skabes i balancen mellem forventninger, egen handling og egen selvfremstilling.

Byggeprojekter kommer ofte i problemer, fordi særlige interessentgrupper har nogle andre forventninger eller krav til en given proces eller resultat, og det lykkes at gøre disse krav legitime. Et byggeris interessentkreds er hele tiden i udvikling, og alle aktører søger derfor at genforhandle de aftaler, som er indgået.

Tænk fx på protestgruppen på Amager Fælled, som lykkedes med at omstøde en gammel aftale fra 1992 om at bygge på en af de tilbageværende grunde syd for Ørestaden, selvom grundsalget er en del af finansieringen af Københavns Metrobyggeri. Protestgruppen udfordrede beslutningen og fik opbakning til deres synspunkt, mens bygherren og ejernes argumenter langsomt smuldrede.

Fem gode råd
For at sikre den løbende opbakning til byggeprojektet, bør bygherren løbende arbejde strategisk med følgende dem områder:

1. Skab klar retning og ledelse
Det er afgørende, at alle projektets interessenter ved, hvor man er på vej hen. Kender brugerne, naboer og samarbejdspartnere ikke baggrunden og målet med et givent projekt, er deres potentielle opbakning hertil uforudsigelig. Derfor er det afgørende, at bygherren er klar på projektets vision og formål.

2. Få styr på interessenterne
Et byggeprojekt bør altid have et godt overblik over interessentkredsen og lave aktuelle analyser af de aktører og særinteresser, som kan og vil have indflydelse på både proces og det færdige resultat. Interesser og behov er hele tiden i bevægelse, og derfor skal der være en løbende dialog og forventningsafstemning med omverdenen i forhold til, hvad der skaber mest værdi for projektet og fremdriften.

3. Led forandringer
Nybyggeri og større renoveringer skaber i mange tilfælde nye rammer for de aktiviteter, som byggeriet understøtter. En ombygning betyder måske, at der rykkes rundt på funktioner eller arbejdspladser, og det kræver nye rutiner eller arbejdsprocesser hos brugerne. Byggeprojekter bør derfor betragtes som store forandringsprojekter, hvor det kan være yderst hensigtsmæssigt at forkorte eller formindske de naturlige reaktionsmønstre ved forandringer hos mennesker.

4. Håndter uforudseelige hændelser
Store byggeprojekter vil altid indeholde uforudseelige hændelser og problemer, som skal håndteres undervejs. Det kan være ulykker, fejleverancer eller noget helt tredje. Ingen forventer, at byggeriet kører gnidningsfrit. Udfordringen er derfor ikke at undgå alle problemer, men at håndtere dem i overensstemmelse med omverdenens forventninger, så de ikke vokser til kriser, som kan true bygherrens handlekraft og projektets fremdrift.

5. Brug kommunikation aktivt
Omverdenens forventninger til et byggeri kan og skal påvirkes gennem kommunikation.  En bygherre kender sit projekt bedre end nogen anden og har derfor de bedste forudsætninger for at fortælle om byggeriet – både om helheden og detaljerne.

Manøvrerum gennem hele processen
De forskellige indsatser skal naturligvis times i forhold til, hvor man er i et byggeprojekt. Er man i en indledende fase, hvor man er i gang med at behovsafdække og finde finansiering til projektet, eller man er tæt på færdiggørelse? Bygherrens roller og ansvar flytter sig, ligesom omverdenens forventninger ændrer sig i takt med et projekts udvikling.

Inspirationen til arbejdet med bygherrens manøvrerum kan være at læse Bygherreforeningens håndbog til dette, ligesom du på vores kommende seminar om selv samme emne kan høre en række ledende bygherrer fortælle om, hvordan de skaber manøvrerum i deres byggeprojekter. Hør bl.a. cases fra PensionDanmark, Lejerbo og Københavns Lufthavn.

Download håndbogen om bygherrens manøvrerum.

Tilmeld dig seminaret om at skabe opbakning og manøvrerum i byggeprojekter den 6. februar 2019.

Bloggen er skrevet af Bygherreforeningens kommunikationschef, Jesper Malm.