Blot 0,4 procent af store bygge- og anlægsprojekter fuldendes både til tiden, under budget og med de forventede gevinster. De resterende 99,6 procent af store projekter fejler på mindst et af de tre parametre. Det fortæller Andreas Leed, som leder datateamet i Oxford Global Projects og er Ph.d.-studerende ved Institut for Økonomi på Aarhus Universitet.
Andreas rådgiver og forsker i planlægning af store projekter, og han peger på en række former for psykologisk bias, som leder til overoptimistiske forudsigelser og øger risikoen for store fejl. Samme udfordringer gælder også i mindre bygge- og renoveringsprojekter, og også dér kan de føre til store budgetoverskridelser eller andre former for uhensigtsmæssig ressourceanvendelse.
Andreas Leed fortalte om sin forskning på en nyligt afholdt workshop, i forbindelse med at Bygherreforeningen arbejder på en ny grønbog, som undersøger fremtidens forretningsmodeller og skal guide bygherrerne til at opnå højere økonomisk bæredygtighed.
Optimistisk planlægning
Andreas Leed påpeger, at vi særlig har en stærk optimismebias, når vi lægger planer. Det har blandt andre nobelpristager i økonomi Daniel Kahneman påvist.
”Kahneman, som forskede ved blandt andet Princeton University i USA, har vist, at mennesker systematisk undervurderer omkostninger, tidsfrister og risici ved fremtidige projekter, også når de har direkte erfaring med lignende opgaver.”
Optimismen bunder især i en tendens til at fokusere på det unikke ved hvert projekt, man står overfor. Og dermed overse, hvordan det typisk går, og hvordan det går galt, for lignende projekter. Derfor ender selv garvede folk med at foretage yderst skråsikre estimater i deres planlægning. I værste fald kan overoptimistiske forudsigelser få os til at påbegynde projekter, som vi aldrig ville have valgt, hvis vi kendte den sande risiko.
”En undersøgelse af 3.000 fagfolk på tværs af brancher viser, at når de angiver et interval, de er 90 procent sikre på, indeholder intervallet kun det korrekte svar i 40 til 50 procent af tilfældene. Vi overvurderer med andre ord systematisk, hvor meget vi ved,” fortæller Andreas Leed.
Illusion af kontrol
Mange bygherrer forsøger at vurdere risici med værktøjer såsom risikoregistre, risikomatricer og trafiklysvurderinger. Problemet er, at disse værktøjer har begrænset dokumenteret effekt, fortæller den århusianske forsker.
Andreas Leed peger på, at de derfor ofte ender med at gøre problemet større, fordi de kan give en falsk følelse af sikkerhed i vores overoptimistiske forudsigelser.
”En struktureret tilgang til arbejdet med risici (workshops, farvekoder, formelle vurderinger) får beslutningstagere til at føle sig mere sikre på deres beslutninger, på samme måde som en sukkerpille kan få en patient til at føle, at de får det bedre. De organisationer, der bruger risikomatricer, måler sjældent, om matricerne faktisk har forbedret beslutninger,” siger Anders Leed.
Blikket udefra
Andreas Leed har bud på, hvordan branchen kan blive bedre til at overkomme vores menneskelige biasser. Der er nemlig en række værktøjer, der med dokumenteret effekt kan forbedre planlægningen og budgetteringen markant.
Et af dem hedder reference class forecasting (RCF). Med den metode samler man først data fra en referenceklasse af lignende projekter at sammenligne med. Idéen er, at man på den måde kan sætte sig ud over tendensen til kun at have øje for det unikke i eget projekt og ikke alt det, der kendetegner mange andre tidligere lignende projekter. Hvis man gør det rigtigt, kan man altså slippe jubeloptimismen og anskue projektet ’udefra’.
Der er grundlæggende tre trin i reference class forecasting, fortæller Andreas Leed:
”Først identificeres en referenceklasse af lignende tidligere projekter, og der indsamles data om estimerede versus faktiske omkostninger. Dernæst opbygges en kumulativ frekvensfordeling, der viser, hvor ofte projekter overskred forskellige tærskler. Endelig vurderes det aktuelle projekt i lyset af denne fordeling: beslutningstageren vælger, hvilken sandsynlighed for overskridelse der er acceptabel, og aflæser den nødvendige opjustering.”
Kalibreret estimering
Andreas Leed peger på, at det også kan være værd at investere i øvelse i risikoestimering. Ved systematisk træning med estimering af risici og feedback på estimeringerne kan den enkelte nemlig forbedre sine estimeringsevner meget markant.
”Efter tre til fire timers struktureret træning med feedback og øvelser forbedrer ca. 85 procent af deltagere sig så markant, at deres vurderinger statistisk set ikke er forskellige fra perfekt kalibrerede estimater.”
Stort potentiale for fremtiden
Fejlestimater, dårlig planlægning og budgetoverskridelser fører hvert år til enorme tab. Tab, som i mange tilfælde kunne være undgået. Og tab, der spænder ben for den grønne omstilling, når de fører til stort materialespild eller til udskydelser af anlæg af grønne energiprojekter.
Der er altså meget at vinde på både den sorte og den grønne bundlinje, hvis branchen formår at styrke risikostyringen. Og det ville hurtigt kunne lade sig gøre, hvis bare politikere og brancheaktører kunne samle viljen til at bruge de værktøjer, der har dokumenteret effekt, siger Andreas Leed.
”Data og metoder eksisterer i høj grad, og den manglende udbredelse til dansk byggeri er et politisk valg, ikke en faglig begrænsning.”
Kylie Cheung
