Blog -

27/09/2018

Dokumenthåndtering som vigtigt fundament for bygherrer

Blogindlæg skrevet af: Graves Simonsen, projektchef i Bygherreforeningen

 

De fleste bygherrer kender det: Dokumenterne i en byggesag kan vokse i hænderne på én, så man taber fokus på dét, der er det væsentlige, nemlig at få nogle bygninger op at stå eller renoveret til god standard. Det er ikke umuligt, at der kan være tilknyttet mere end 50 paradigmer eller basisdokumenter, som principielt alle skal være opdaterede efter gældende lovgivning og regelsæt.

Det udfordrer i særlig grad de små og mellemstore bygherreorganisationer, hvor organiseringen typisk afspejler den praktiske mere end den juridiske del af byggeriet. Ved at anvende forældede dokumenter pådrager bygherrens sig et juridisk ansvar, der kan resultere i uhensigtsmæssige tvister, som ingen i virkeligheden har glæde af.

 

Fra erkendelse til handling
Denne erkendelse var en gruppe almene boligorganisationer i det jyske nået frem til gennem et byggenetværk, hvor der deles viden og udveksles erfaringer: Hver organisation, hver sin dokumentsamling, som måske godt kunne trænge til et brush up. Derfor besluttede de sig for at samle kræfterne for at skabe en fælles byggehåndbog. Undervejs i processen blev det besluttet at gøre håndbogen digital, så opdateringen af dokumenter, paradigmer og vejledninger er håndterbar og kan foregå løbende. Den digitale projekthåndbog for almene bygherrer er nu er realitet.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Håndbogen er ikke bare en mulighed for at hente opdaterede paradigmer og andre nødvendige dokumenter, der skal gøre byggesagen nemmere for projektledere og driftsfolk. I sin struktur animerer håndbogen til at huske alle delprocesser og -beslutninger – fra det strategiske niveau (hvordan skal vores byggeri være og hvad er vores bæredygtighedsprofil), over det taktiske (hvordan skal vores udbud skrues sammen, så det passer bedst muligt til opgaven og sikrer den rette økonomi) til det operationelle (hvordan organiserer vi os og gennemfører opgaven rent praktisk).

 

Hjælp til selvhjælp
Værdibyg-samarbejdet, som producerer vejledninger til byggeriets praktikere, har det længe været praksis at arbejde med praktiker-til-praktiker-logikken. Det sikrer, at problemstillinger bliver konkrete, og at fx sprogbrugen relaterer sig til den kontekst, som vejledningerne skal bruges i. Selvom en del af dokumenterne i den nye projekthåndbog er traditionelle i juridisk forstand, så er organiseringen af dem beregnet på, at de skal være nemme at finde og bruge – altså tilsvarende ud fra en praktisk logik. Der er erfarne byggefolk, som har taget stilling til, hvilke dokumenter, der er nødvendige, og hvilke der kan være hensigtsmæssige at have adgang til. Det er selvfølgelig stadig den enkelte projektleders eller brugeres ansvar at anvende de rigtige dokumenter til formålet, og dermed er projekthåndbogen hjælp til selvhjælp.

 

Vejen til bedre byggeri
Dokumenter giver ikke i sig selv bedre byggeri – her spiller den menneskelige faktor stadig en vigtig rolle. Men jo færre ressourcer, der skal bruges på papirarbejdet, jo flere kan bruges på beboerdialog, research på materialer, løsninger og andre markedsforhold, gennemtænkning af driftskonsekvenserne af de beslutninger, som træffes indledningsvist i planlægningen af et byggeri eller en renovering – alt sammen undersøgelser og overvejelser, der hører med til det at være en kompetent bygherre. Dokumenthåndteringen i byggeriet må således aldrig blive målet, men skal være midlet – eller fundamentet – til at sikre forventningsafstemningen, den smidige byggeproces og den klare ansvarsfordeling. Ved at sikre ensartethed på tværs af byggeorganisationer og byggeprojekter, fås også en bedre ressourceudnyttelse på tværs af værdikæden.

Dokumentbiblioteket i den nye, almene projekthåndbog er indtil videre et lukket forum, tilegnet almene boligorganisationer, men du kan orientere dig i den åbne del af håndbogen her

 

Dette blogindlæg er tidligere udgivet på renoveringpaadagsordenen.dk. Denne platform er nedlagt, hvorfor indlægget er genudgivet på bygherreforeningen.dk, der tidligere har varetaget driften heraf.

 

Nyheden er skrevet af

Styrk din faglighed på et af vores kommende arrangementer

  • 8
    februar
    Aftaler - København

    Kursusforløb i AB18-systemet: Entrepriseaftaler

    Tilmeld dig kursusforløbet i AB18-systemet og entrepriseaftaler. Med det samlede kursusforløb får du en god introduktion til entrepriseret set fra bygherrens perspektiv og klædes på til at navigere sikkert i…

  • 8
    februar
    Aftaler - København

    AB18 for bygherrer

    Her får du indsigt i den grundlæggende entrepriseret. Du får en introduktion til AB18 og en gennemgang af aftalesystemet med nedslag i de væsentligste elementer, du særligt skal kende til…

  • 10
    februar
    Aftaler - København

    Den delegerede bygherremodel – mulighederne i det blandede byggeri

    Med en ændring af almenboligloven i januar 2020 blev der skabt bedre mulighed for, at boligorganisationer kan opføre almene boliger i samarbejde med private udviklere. Denne delegerede bygherremodel begynder nu…