Evalueringsprocessen - Bygherreforeningen

Evalueringsværktøj: Evalueringsprocessen

Evalueringer af byggeri kan være en effektiv vej til at sikre, at byggeriet lever op til de hensigter, der var fra begyndelsen, og om de valg, der er truffet, rent faktisk fungerer i praksis. Samtidig kan evalueringer være med til at opbygge kompetencer i jeres bygherreorganisation om forskellige typer af byggeri. Disse kompetencer og erfaringer kan være særdeles værdifulde i forhold til at øge kvaliteten af kommende byggeprojekter og løbende kvalificering af jeres funktionsprogrammer.

I bør derfor overveje, hvordan I ønsker at arbejde med evalueringer i jeres organisation, og hvilke formål evalueringerne skal tjene for jer. Når I er klar på dette, kan I begynde at kigge på, hvem der skal deltage i evalueringerne. Her kan I med fordel sikre en bred repræsentation både i forhold til selve evalueringen, og i jeres projektgruppe, som skal samle op på evalueringens resultater.

Med formål og deltagere på plads kan I begynde på selve evalueringen. Her kan I holde fokus på det overordnede spørgsmål om, hvordan de fysiske rammer understøtter praksis. Med dette i fokus kan I sikre, at det ikke alene bliver en evaluering af de fysiske rammer, men i højere grad, hvordan de fysiske rammer påvirker praksis. Og i forlængelse heraf kan I drøfte, hvor ofte I vil lave evalueringer fremover for at sikre, at I er på forkant med brugernes behov for optimering af de fysiske rammer.

Klart formål

Mange evalueringer risikerer at ende som afsluttende konklusioner på et byggeri. Det betyder, at der alene evalueres på, hvorvidt de forskellige løsninger fungerer efter hensigten. Dermed kan evalueringerne ende som en form for resultatkatalog over nogle fysiske/arkitektoniske løsninger. Det er imidlertid ikke hensigtsmæssigt, hvis I ønsker, at evalueringerne skal give et retvisende billede af byggeriets effekt på det behov, som det er opført for at løse. Derfor bør I som det første overveje, hvad I vil evaluere på, og hvad I vil med evalueringen. Her kan I også gøre jer tanker om, hvordan I kan gøre evalueringen handlingsanvisende, så den bliver et afsæt for, hvordan I kan optimere det pågældende byggeri og brugen af det. I bør således også beslutte, hvad I afsætter af økonomi til at tilrette det i forhold til de udfordringer, der kan fremkomme i evalueringen – enten fysisk eller i forhold til at optimere brugen af bygningen hos brugerne.

Evalueringsmetoder

Der findes mange måder at foretage evalueringer på. I bør derfor være helt afklaret om jeres formål, og hvordan I vil forfølge konklusionerne, inden i går i gang. Dernæst bør I drøfte, hvilken metode, der passer bedst til jeres behov og ønsker. Er det fx en kvantitativ undersøgelse i form af spørgeskemaer eller en kvalitativ undersøgelse i form af observationer og interviews? For gode råd om, hvordan I kan lave en evaluering, kan I læse mere i Byg til velfærds vidensbank.

Evalueringer

Et byggeprojekt er typisk en løsning på et behov. Herunder er der formuleret en vision og en række målsætninger, som skal forløses. Med evalueringerne kan I kigge på de løsninger, I har valgt, og sætte dem i forhold til, hvilke resultater de har skabt, og hvilke fordele og ulemper de har medført. På den måde kan I opstille en proces, der kan give jer værdifuld viden og optimere jeres eksisterende og kommende byggerier:

Målsætning → vision → løsning → resultater → fordele og ulemper

Evalueringsgruppen

Når I har drøftet, hvad der skal være evalueringens formål, kan I overveje, hvem der skal deltage i evalueringsgruppen foruden de typiske repræsentanter i jeres projektgruppe. Ved en skole kan det fx være den faglige forvaltning, brugergruppen,
driftsafdelingen, bygherrerådgiveren/arkitekten og jer selv som bygherre. Samtidig bør I overveje, hvorvidt I bør inddrage teknisk personale og repræsentanter med praksiskompetencer fra brugerne fx pædagoger, lærere, skolebestyrelses- og elevrådsrepræsentanter. En bred repræsentation i evalueringsgruppen kan hjælpe jer til at analysere på de svar, der fremkommer i evalueringen og dermed have stor værdi for jeres forståelse for brugernes behov, og hvordan I kan optimere bygningens værdi for dem.

Evalueringens deltagere

Evalueringens deltagere (det vil sige respondenter) vil typisk være de primære brugere af byggeriet (medarbejdere, elever o.l. hvis der er tale om en skole). I skal imidlertid have øje for, at velfærdsbyggerier har mange sekundære funktioner og fritidsbrugere, som det kan være væsentligt også at inddrage i evalueringen. Derudover kan brugerne også have pårørende, der kan give et ekstra indblik i, hvordan brugerne oplever byggeriet. Fx kan de pårørende fortælle om deres barn trives i skolen, eller om deres aldrende mor oplever tryghed i plejeboligen. Denne viden kan være værdifuld at få indsigt i for at blive klogere på velfærdsbyggeriets afledte effekter.

Evalueringens opbygning

I kan overveje at lade evalueringen følge de tre niveauer, som Bygherreforeningens dialogværktøj er bygget op omkring:

– Strategiske overvejelser
– Praksis og organisering
– Rum og funktioner

Hvis I allerede har anvendt dialogværktøjet, og udfyldt den tilhørende beslutningsskabelon, har I også et solidt afsæt for at foretage evalueringen, så den kommer omkring hele byggeriet. Læs mere om dialogværktøjet.

Visionen

Byggeriets vision og de indledende målsætninger, I har opstillet for byggeriet, er vigtige at følge op på, når I starter evalueringsprocessen. Ofte vil der være foretaget nogle valg igennem byggeprocessen, som gør, at visionen måske har ændret sig. Ligesom brugernes behov kan have ændret eller udviklet sig. Derfor kan I overveje at starte evalueringsprocessen ved at undersøge, om visionen fungerer efter hensigten. Og om der er fordele og ulemper i praksis som følge af de valg, der er truffet og de behov, som brugerne har.

Løbende evalueringer

Ved at lave løbende evalueringer kan I sikre, at byggeriet skaber værdi gennem hele dets levetid. I kan derfor overveje at dele evalueringerne op i forskellige intervaller, fx:

– Tre måneder efter indflytning: Her kan I kigge på behovet for små justeringer for at optimere rammer til praksis
– Et år efter indflytning: Her kan I kigge på større justeringer (nye møbler, inventar, flytte vægge etc.)
– Fem år efter indflytning: Her kan I kigge på, om byggeriet stadig lever op til visionen, eller om der kræves justeringer med ombygning, tilbygning eller lignende store indgreb som følge af ændringer i brugernes behov

Gennem hele processen kan I fastholde dialogen om byggeriets anvendelse mellem brugere, forvaltning og bygherreorganisation (projektgruppen).

Funktionalitet

Når I har undersøgt, hvordan visionen fungerer i henhold til brugernes behov, kan I kigge på byggeriets funktionalitet. De ønsker og behov I valgte at prioritere at finde løsninger på, kan I begynde at evaluere. I dette arbejde kan I opleve, at brugerne har frustrationer i forhold til nogle af løsningerne. Derfor skal I være opmærksomme på, om løsningen er funktionel, eller om det skyldes, at de endnu ikke har tilpasset deres praksis og rutiner til dem. Når I evaluerer på funktionalitet, kan I derfor have gavn af at stille spørgsmål, som går dybere ind i, hvad en eventuel frustration skyldes. Hvis det viser sig, at løsningerne ikke er funktionelle, skal I være bevidste om, hvordan I har tænkt jer at håndtere det.

Praksis

For at få et reelt billede af byggeriets effekt og værdiskabelse for brugerne er det væsentligt at evaluere på den nye praksis i bygningen. De tanker, der indledningsvist er blevet gjort omkring nye arbejdsgange, undervisningsformer, pleje eller lignende, kan I også begynde at evaluere, så I får viden om, hvorvidt de fysiske rammer understøtter den praksis, der var tænkt. I denne sammenhæng kan I overveje også at evaluere på selve forandringsprocessen for at blive klogere på, om der er behov for yderligere indsatser, der vil kunne optimere brugen af bygningen. Se Bygherreforeningens forandringsværktøj til inspiration.

Konklusioner

Som sidste punkt i jeres evalueringsproces skal I overveje, hvordan I har tænkt jer at konkludere på evalueringen, og hvordan I har tænkt jer at håndtere disse konklusioner. Alle byggerier indgår i en større sammenhæng i forhold til placering, brugere etc., og derfor kan konklusioner ikke nødvendigvis generaliseres fra et projekt til et andet. I stedet kan I fokusere på, hvordan I kan opsamle viden og forståelse for de processer og erfaringer, der er i de enkelte byggerier, så I får indsigt i, hvorfor de fungerer eller ikke fungerer i et projekt. Derudover kan I få gavn af at have sammensat en tværfaglig projektgruppe, når I skal drøfte, hvordan I vil håndtere konklusionerne. I samspil kan I således prioritere, hvilke indsatser, der er behov for at løse først, og hvilke der kan vente. Samtidig kan I bruge projektgruppens forskellige fagligheder til at få uddybet de enkelte erfaringer fra evalueringen, så I kan blive klogere på, hvordan de fysiske rammer og hverdagens praksis spiller bedst muligt sammen.

Overvejelser til evalueringen

– Hvad vil vi med evalueringen?
– Hvem skal inddrages i udarbejdelsen af evalueringen?
– Hvem skal være evalueringens respondenter?
– Hvordan fungerer visionen i praksis?
– Hvordan fungerer bygningens funktioner?
– Hvordan fungerer den tiltænkte praksis og hverdag i bygningen?
– Hvordan samler vi op på evalueringen?
– Hvordan kan vi afsætte økonomiske ressourcer til at håndtere evalueringens konklusioner?

Evalueringsværktøj: Evalueringsprocessen