Forandringsprocessen

Forandringsprocessen

Forandringsprocessen handler om at gøre de kommende brugere klar til at tage de nye rammer i brug. Ofte kan der allerede være en forandringsproces i gang, som accelereres med et byggeprojekt. Byggeriet bliver dermed en ekstra katalysator til at få forandringen til at udfolde sig, fordi I sammen med brugerne skal igennem drøftelser og afklaringer om behov o.l. for herefter at få det til at leve.

Som bygherre har I en unik viden om byggeriet, som det er afgørende at involvere brugerne i for at sikre, at de forstår og kan anvende de nye rammer efter hensigten. Derfor kan I overveje, hvordan I kan inddrage brugerne i en proces, hvor I sammen udvikler de valg og fravalg, der er truffet. Dette kan hjælpe til en fælles forståelse for de nye rammer, hvilket styrker en god forandringsproces.

I denne proces kan I overveje, om I kan gennemføre forskellige forsøg og test i det eksisterende byggeri for i fællesskab at komme frem til nogle retningslinjer for, hvordan brugerne får størst mulig gavn af byggeriet. Det kan hjælpe til, at ibrugtagningen bliver så optimal som mulig.

Genbesøg visionen

Visionen for byggeriet er typisk et stærkt holdepunkt i forhold til at lede et forandringsprojekt. Når I for alvor tager fat på at lede forandringsprocessen, kan I derfor have gavn af at genbesøge visionen i projektgruppen. Siden I først formulerede visionen, har I gennemført en lang proces, hvor I sikkert har foretaget en række valg og fravalg i forhold til den. Nu er I kommet til det punkt i projektet, hvor det hele er tegnet, og byggeriet er gået i gang. På dette tidspunkt i processen er det en god ide at genstarte dialogen om visionen med den faglige forvaltning og de involverede brugerrepræsentanter. I kan i den forbindelse sammenholde visionen med de valg, I har truffet og drøfte, hvordan I kan efterleve den i praksis, når byggeriet er færdigt. I kan således have stor gavn af at formulere en fortælling om visionen, som I kan bruge i forandringsprocessen med de kommende brugere.

Gode råd til bygherren i forandringsprocessen

– Bidrag med viden om, hvordan de fysiske rammer kan understøtte bygningens praksis (pædagogisk/ didaktisk retning, pleje og omsorg, leg og læring etc.)
– Faciliter dialog om behov, og forsøg at skubbe til de behov ud fra teknisk viden, driftsdata og erfaringer fra tilsvarende byggerier
– Undersøg eksisterende praksis, og tilskynd til at sætte ny praksis i gang med det samme
– Skab kontakt til andre lignende institutioner for at få inspiration, fx gennem besøg, oplæg eller praktikordninger
– Faciliter mulighed for mentale forandringsprocesser hos medarbejdere og ledere ved at stille byggeriets rammer eller inventar til rådighed i byggefasen

Inddragelse af brugere

Når I har fået greb om visionen igen, kan I inddrage medarbejderne og øvrige interessenter fra de kommende brugergrupper. I kan nu invitere dem til en dialog om, hvordan de fysiske rammer ændrer sig, og hvilken betydning det har for deres hverdag. I denne dialog kan I overveje, om I kan visualisere ændringerne ved at have store plancher eller modeller, hvor I kan vise, hvordan rammerne kommer til at se ud og dermed give dem et konkret billede på den virkelighed, som de skal til at forholde sig til. I den forbindelse kan det have stor betydning, at I tydeliggør, hvilke beslutninger der er truffet, og hvilken indvirkning det har på deres fremtidige hverdag og arbejdsgange. På den måde kan I sikre, at I bliver afstemt om, hvilke beslutninger, der er låste, og hvilke der stadig kan påvirkes. I kan dermed sætte et niveau for, hvad de kommende brugere har mulighed for at kvalificere og bidrage til i den forandringsproces, der for alvor starter nu.

Ejerskab og ansvar

Som bygherre har I ansvaret for byggeriet og dermed også den værdiskabelse, det skal bidrage til. For at sikre, at byggeriet skaber værdi, er det imidlertid vigtigt, at I sikrer, at relevante repræsentanter fra brugerne (bl.a. lederen af det pågældende velfærdsbyggeri) begynder at tage ejerskab til det. Ejerskabet må ikke forveksles med ansvar, og derfor er det vigtigt, at brugerne ikke oplever at stå alene med beslutningskraften uden at være klædt på til det. I den sammenhæng kan I med fordel have fokus på at understøtte brugerne med viden, så I fastholder ansvaret og dermed beslutningskraften hos jer, men inddrager dem i processen, så de føler ejerskab og kan give værdifulde input.

Forsøg med inventar

Inventaret har ofte en afgørende betydning, når brugerne skal tage nye rammer til sig. Der kan imidlertid være en tilvænningsperiode forbundet med nye møbler, og der kan nemt opstå frustrationer i denne sammenhæng. Derfor kan I overveje, om I kan starte tilvænningen til det nye inventar ved at lave små forsøg i de nuværende rammer. Ved at møblere og indrette enkelte rum med forskellige former for inventar, som I overvejer at indkøbe til de nye rammer, kan I få brugernes vurdering af det. Det giver både brugerne og jer mulighed for at teste forskellige setups, så I kan købe det inventar, som vil gavne brugerne mest. Samtidig kan de tage det i brug efter hensigten fra den første dag i det nye byggeri.

Forsøg med nye rutiner

På samme måde som med inventaret kan I overveje, om I kan lave forsøg med de nye rutiner, som kræves i det nye byggeri. Det kan være nye arbejdsgange o.l. På den måde kan brugerne starte den mentale forandringsproces, inden de flytter ind i de nye rammer. Når de nye rammer står klar, vil de forhåbentlig opleve, at de understøtter deres nye rutiner langt bedre end de eksisterende. Dermed vil byggeriet og indflytningen kunne opleves som en positiv forandring.

Praksisforsøg

I flere kommuner er der eksempler på, at man laver praksisforsøg, før man beslutter, hvilken praksis man gerne vil bygge til. Praksisforsøgene går ud på at indrette/ ombygge rum og områder til forskellige former for praksis, som brugerne så kan gøre sig erfaringer med. Med disse forsøg genereres der en værdifuld viden, som kan danne udgangspunkt for, hvordan de fysiske rammer kan understøtte den ønskede praksis bedst muligt. Forsøgene kan således mindske risikoen for, at man bygger til en hverdag, som brugerne ikke er vant til eller har viden om, hvordan man kan anvende.

Co-creation

Hvis I laver forsøg med inventar og rutiner, kan I gøre det som en åben proces, hvor I muliggør et tilbageløb af viden fra brugerne. Brugernes kommentarer og forslag kan I bruge til at lave små justeringer, som vil kunne gøre hverdagen bedre for dem i det nye byggeri. Samtidig vil det kunne bidrage til, at brugerne også tager ejerskab til de løsninger, som er en del af byggeriet. I kan derfor have stor gavn af at overveje, hvordan I sikrer, at resultaterne af de forsøg, som I udfører, kan indarbejdes i det endelige byggeri.

Test i byggeriets rå rammer

Når den kommende bygnings fundament er støbt og væggene er rejst, kan I have gavn af at invitere de kommende brugere ud på byggepladsen. Her kan I vise dem rammerne og lave test af deres kommende hverdag. Alternativt kan I overveje, om I på anden vis kan simulere forskellige hverdagsscenarier, der svarer til de nye rammer, så de konkret kan forholde sig til, hvordan det bliver. Disse test vil kunne bidrage til, at brugerne i stigende grad vænner sig til byggeriet og forhåbentlig begynder at se frem til, at det står færdigt.

Overvejelser til forandringsprocessen

– Hvordan ser visionen ud nu?
– Hvilke valg/fravalg har vi truffet i forhold til visionen?
– Hvordan kan vi visualisere projektet for brugerne?
– Hvordan kan vi italesætte, hvilke forandringer projektet medfører for brugernes hverdag?
– Hvilke kompetenceløft kan vi tilbyde udvalgte brugere for at klæde dem på til den kommende praksis?
– Hvilken type inventar kan vi indkøbe til at understøtte praksis?
– Hvordan kan vi få brugernes input til indkøb af inventar?
– Hvordan kan vi muliggøre, at brugerne kan afprøve kommende rutiner og arbejdsgange før indflytning?