Projektgruppen
Typisk vil projektgruppen opløses senest, når byggeriet er færdigt. Byggerier er imidlertid dynamiske i den forstand, at de særligt i den første tid kræver justeringer og tilretning – fysisk og mentalt med brugerne. Derfor kan I overveje, om I kan fortsætte dialogen i projektgruppen op til et år efter byggeriet er taget i brug. Det vil give jer mulighed for løbende drøftelser om, hvorvidt byggeriets brug lever op til visionen og værdifulde erfaringer, som I kan tage med i planlægningen af kommende byggerier. I projektgruppen kan det have stor værdi, hvis I sikrer, at der er deltagere fra den faglige forvaltning, brugergruppen, driftsafdelingen, bygherrerådgiveren/arkitekten og jer selv som bygherre, så I har en bred repræsentation af erfaringer.
Økonomi til tilretning
Uanset hvor mange forsøg og test I gennemfører som en del af forandringsprocessen, så vil der altid være behov for tilretninger, når brugerne er flyttet ind. Derfor bør I overveje, om I kan afsætte økonomi til justeringer, der kan foretages inden for det første år. På det tidspunkt vil I have nok viden om, hvorvidt der er behov for at justere byggeriet i forhold til brugerne og dermed sikre, at I kommer helt i mål med løsningerne i forhold til deres behov. Nogle ting vil være mindre væsentlige indgreb, men have en stor værdi i forhold til at lette brugernes hverdag. Derfor bør I hele tiden lytte til brugerne og vurdere, om I kan lave små justeringer løbende.
I den sammenhæng kan I have gavn af at opstille et realistisk billede af de økonomiske midler, så brugerne har en fornemmelse af, hvad der er ressourcer til at justere. Måske vil I kunne finde disse midler i bestykningsbudgettet, hvis I afsætter en bestemt procentdel, som først anvendes, når bygningen er i brug.
Opfølgning på tekniske anlæg
Overvej også, om I kan lave en kontrakt med jeres rådgivere og/eller entreprenører, hvor de forpligter sig til at følge op på de tekniske installationer i det første års drift. I stedet for at indregulere et anlæg efter tekniske specifikationer og beregnede værdier, kan de i stedet indreguleres på baggrund af den reelle brug. Erfaringer viser, at det er værdifuldt for at sikre, at anlæg kører efter hensigten. Se fx Total Concept for mere inspiration, som du kan læse mere om i Byg til velfærds vidensbank.