Ibrugtagningen er en væsentlig del af forandringsprocessen. Når bygningen står færdig, skal brugerne flytte ind. Men I kan have stor gavn af at fastholde jeres dialog i projektgruppen igennem det første år, hvor bygningen er i brug, for at følge op på ibrugtagningens succes.

En stor del af jeres værdiskabelse kan hentes i denne fase, hvis I er åbne for at få brugernes erfaringer fra den første tid i bygningen med i jeres arbejde, og hvis I har afsat midler til at justere og lave tilretninger efter behov.

Derfor kan I overveje, hvordan I kan understøtte en god ibrugtagning og fastholde en tæt dialog med de forskellige brugergrupper om, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer. I så fald vil I få et solidt afsæt for at lave justeringer, der kan optimere brugernes værdiskabelse og tilfredshed med byggeriet.

Projektgruppen

Typisk vil projektgruppen opløses senest, når byggeriet er færdigt. Byggerier er imidlertid dynamiske i den forstand, at de særligt i den første tid kræver justeringer og tilretning – fysisk og mentalt med brugerne. Derfor kan I overveje, om I kan fortsætte dialogen i projektgruppen op til et år efter byggeriet er taget i brug. Det vil give jer mulighed for løbende drøftelser om, hvorvidt byggeriets brug lever op til visionen og værdifulde erfaringer, som I kan tage med i planlægningen af kommende byggerier. I projektgruppen kan det have stor værdi, hvis I sikrer, at der er deltagere fra den faglige forvaltning, brugergruppen, driftsafdelingen, bygherrerådgiveren/arkitekten og jer selv som bygherre, så I har en bred repræsentation af erfaringer.

Økonomi til tilretning

Uanset hvor mange forsøg og test I gennemfører som en del af forandringsprocessen, så vil der altid være behov for tilretninger, når brugerne er flyttet ind. Derfor bør I overveje, om I kan afsætte økonomi til justeringer, der kan foretages inden for det første år. På det tidspunkt vil I have nok viden om, hvorvidt der er behov for at justere byggeriet i forhold til brugerne og dermed sikre, at I kommer helt i mål med løsningerne i forhold til deres behov. Nogle ting vil være mindre væsentlige indgreb, men have en stor værdi i forhold til at lette brugernes hverdag. Derfor bør I hele tiden lytte til brugerne og vurdere, om I kan lave små justeringer løbende.

I den sammenhæng kan I have gavn af at opstille et realistisk billede af de økonomiske midler, så brugerne har en fornemmelse af, hvad der er ressourcer til at justere. Måske vil I kunne finde disse midler i bestykningsbudgettet, hvis I afsætter en bestemt procentdel, som først anvendes, når bygningen er i brug.

Opfølgning på tekniske anlæg

Overvej også, om I kan lave en kontrakt med jeres rådgivere og/eller entreprenører, hvor de forpligter sig til at følge op på de tekniske installationer i det første års drift. I stedet for at indregulere et anlæg efter tekniske specifikationer og beregnede værdier, kan de i stedet indreguleres på baggrund af den reelle brug. Erfaringer viser, at det er værdifuldt for at sikre, at anlæg kører efter hensigten. Se fx Total Concept for mere inspiration, som du kan læse mere om i Byg til velfærds vidensbank.

Drejebøger og rumvejledere

Drejebøger til medarbejderne kan sikre aktiveringen af bygningen og en god ibrugtagning fra den første dag. Her kan I beskrive, hvordan de enkelte lokaler og faciliteter er tiltænkt at blive brugt. Fx kan I hænge plancher på vægge i de enkelte lokaler, hvor I beskriver, hvad visionen er for deres praksis. Alternativt kan I overveje om enkelte medarbejdere kan få en status som ”rumvejledere” i en periode. Disse medarbejdere skal være særligt godt klædt på i forhold til, hvordan de fysiske rammer kan understøtte praksis. Ved at have denne viden kan de hjælpe øvrige medarbejdere og give dem gode råd til, hvordan de kan tage lokalet i brug bedst muligt – fx gennem observationer, små seminarer o.l.

Aktivering af bygning

Et væsentligt element for at komme godt i gang med ibrugtagningen af den nye bygning er at sikre, at medarbejderne ved, hvordan brugen og dermed hverdagens praksis er tiltænkt. I kan derfor overveje, om enkelte medarbejdere skal have mulighed for at tage ud til tilsvarende byggerier (skoler, daginstitutioner, plejeboliger etc.) i en form for praktik for at prøve at arbejde på nye måder og få erfaringer fra praksis. Ligeledes kan I overveje, om medarbejderne kan flytte ind før fx elever, børn eller beboere for at indrette sig og gøre de første erfaringer. På den måde kan I sikre en aktivering af bygningen, før den reelt set tages i brug.

Frustrationer

Den første tid i en ny bygning vil oftest medføre frustrationer fra brugerne. Derfor kan I overveje, hvordan I har tænkt jer at håndtere dem. Nogle frustrationer kan gå over igen, andre vil kræve, at I handler og foretager justeringer. I kan derfor forsøge at indsamle, så mange af disse frustrationer som muligt, så I efter en periode kan tage stilling til, hvad der kræver handling. I kan i denne proces have gavn af at være åbne over for brugernes tanker og tilbyde dem et sted, hvor de kan få afløb.

100 dages frys

Frustrationer over nye rammer kan opstå, men det er vigtigt, at I giver plads til, at hverdagen kan begynde at få fodfæste, inden I foretager justeringer. Fx kan I overveje at lave en regel om, at der ikke foretages ændringer i de første hundrede dage. I stedet kan I opstille en postkasse, opslagstavle eller lignende, hvor brugerne kan komme med ris og ros. Efter de hundrede dage kan I samle op på de indkomne kommentarer og tage stilling til, hvad der kræver handling. Nogle frustrationer vil måske være drevet over igen, andre frustrationer kan måske imødekommes med små justeringer, som kan optimere ibrugtagningen yderligere.

Dynamisk bygning

Det er vigtigt at huske, at en bygning er dynamisk. Den brug, I bygger til nu, vil udvikle sig løbende og kræve justeringer og tilretninger. Derfor er det vigtigt, at I får skabt en ramme for, hvordan I fortsætter dialogen med brugerne om deres behov og løbende afsætter midler i driftsbudgettet til at foretage justeringer. I kan have gavn af at være styrende for denne proces, så I holder brugerne op på visionen og drøfter, hvad der bør justeres – enten i byggeriet eller visionen – for at øge værdien af byggeriet.

Øvrige brugere

Når byggeriet for alvor er i brug, er der flere brugere, der skal samarbejde. Her vil det ofte være den primære brugergruppes ansvar at koordinere sekundære brugere fx fritidsbrugerne. Som bygherre kan I overveje, om I kan yde støtte i denne sammenhæng, så I også får viden og erfaringer fra de eksterne brugere. I kan således overveje, om I vil invitere til møder med de eksterne brugere, både før og efter ibrugtagning, hvor I sikrer organisering og ansvarsflader og giver mulighed for at drøfte indretning både før og efter ibrugtagning. Denne viden kan indgå i den samlede analyse af justeringer, behov eller kommende projekter.

Derudover bør I ved et eventuelt lederskifte i de enkelte brugergrupper være opmærksom på, hvordan I som bygherre kan give den nye leder en introduktion til byggeriets vision og brug. Den nye leder bliver således klædt på som ambassadør
for byggeriets ide og vision og kan dermed bidrage til at sikre dynamikken i bygningen fremover.

Overvejelser til ibrugtagning

– Hvordan kan vi fortsætte den tværfaglige dialog om byggeriet fra projektgruppen?
– Hvordan kan vi afsætte økonomiske midler til at foretage småjusteringer efter indflytning?
– Hvordan følger vi op på brugernes anvendelse af byggeriet?
– Hvordan sikrer vi, at brugerne formår at anvende byggeriet, som det er tænkt i forhold til funktioner og praksis?
– Hvordan håndterer vi frustrationer fra brugerne?
– Hvordan fortsætter vi dialogen med brugerne?
– Hvordan får vi viden om de øvrige brugergruppers anvendelse af byggeriet?

Få den nyeste viden fra Bygherreforeningen i din indbakke

Ja tak – send mig Bygherreforeningens nyhedsbrev