Forandringsproces er afgørende for projektets succes

Byggeprojekter er ofte store forandringsprojekter, og det nye byggeri igangsætter ofte nye måder at arbejde, trives og udfolde sig. Men forandringen kommer ikke af sig selv. Mange projekter oplever udfordringer, hvis de kommende brugere ikke er grundigt introduceret til, hvad de nye rammer betyder for dem. Det kan være ændringer i arbejdsgange eller nye måder at undervise på i tilfælde af skolebyggeri, og derfor er det afgørende for projektets succes, at brugerne inddrages i forandringsprocessen.

Forandringsprocessen strækker sig imidlertid ikke kun over byggefasen. Allerede inden I går i gang med at designe projektet, er der beslutninger, som påvirker brugernes hverdag fremover. Ligeledes er den første tid, hvor brugerne tager de nye rammer i brug, en afgørende del af den forandring, byggeriet skal bidrage til. Som bygherre kan I have såvel idefasen som ibrugtagningsfasen med i jeres forandringsproces. Både så I kan inddrage brugerne på forandringsrejsen, og så I kan vejlede brugerne i at benytte de fysiske rammer. Samtidig kan I få forslag til eventuelle justeringer, der kan foretages. På den måde kan I sikre, at byggeriet skaber den værdi, I fra starten havde tænkt.

Med Bygherreforeningens forandringsværktøj får I indblik i, hvordan I kan klæde brugerne på til at komme godt i gang i de nye rammer. Publikationen indeholder en række gode råd til, hvordan I kan lette den første tid i bygningen, så ibrugtagningen bliver som tiltænkt både i forhold til hverdagen, aktiviteten i bygningen og bygningens tekniske formåen. På den måde håber vi, at I bliver rustet til at styre igennem en god forandringsproces og sikre en optimal ibrugtagning af velfærdsbyggeri i jeres kommune.

Forandringsproces og ibrugtagning i fokus

Forandringsværktøjet er målrettet projektledere og ledere i en kommunal bygherreorganisation eller fagforvaltning. Værktøjet giver jer en række opmærksomhedspunkter. Dem kan I overveje for at sikre, at I er på forkant med den forandringsproces, som er nødvendig at igangsætte samtidig med, at byggeriet pågår.

Med værktøjet får I dermed et overblik over, hvilke væsentlige elementer, I kan indtænke i forandringsprocessen. Værktøjet giver samtidig en indføring i, hvordan I kan sikre en optimal ibrugtagning for de kommende brugere.

Værktøj til at sikre god ibrugtagning

Dette værktøj kan bruges, når byggeriet er under opførsel og frem til den første tid i den nye bygning. Værktøjet er målrettet projektgruppens deltagere med et formål om at fastholde fokus på den forandring, der skal skabes i brugernes praksis samtidig med, at byggeriet pågår. Ved at anvende forandringsværkøjet får I åbnet for en dialog om, hvordan brugernes praksis kan målrettes de nye rammer og dermed sikre en optimal ibrugtagning fra første dag i den nye bygning. Af denne grund består værktøjet af to fokusområder – forandring og ibrugtagning – der kører i en løkke fra byggeriets start til ibrugtagningen af bygningen.

Brug værktøjet til at skabe ejerskab

I kan bruge værktøjet som en hjælp til at håndtere den løbende dialog med brugerne og sikre, at de er involveret i forandringsprocessen. Værktøjet kan derfor være en hjælp til at sikre, at brugerne tager ejerskab til beslutningerne og får forståelse for de valg og fravalg, der træffes undervejs.

Ved at have brugerne med i denne proces kan I skabe mulighed for, at ejerskabet til byggeriet overdrages løbende til den konkrete brugergruppe. Dermed kan de i sidste ende være ambassadører for byggeriet og bidrage til, at de øvrige brugere forstår byggeriet og kan anvende de nye rammer efter hensigten.

Håndbog med fokus på forandring og ibrugtagning

Forandringsværktøjet består af denne håndbog med to temaer – forandringsproces og ibrugtagning. I håndbogen får I en indføring i de to temaer, som I kan bruge i jeres drøftelser af, hvordan I kan klæde jeres brugere på til at ruste sig til de forandringer, de nye rammer kalder på, og hvordan de kan komme bedst muligt i gang med at bruge det nye byggeri, som det er tænkt.

Forandringsprocessen

Som bygherre har du en unik viden om byggeriet, som det er afgørende at involvere brugerne i for at sikre, at de forstår og kan anvende de nye rammer efter hensigten.

Ibrugtagning

En stor del af jeres værdiskabelse kan hentes i denne fase, hvis I er åbne for at fastholde dialogen i projektgruppen og inddrage brugernes første erfaringer til at  finjustere byggeriet.

Figuren viser forandringsværktøjet som en løkke, der binder forandrings- og ibrugtagningsprocessen sammen. Forandringsprocessen starter med, at I genbesøger visionen, hvorefter I inddrager brugerne og kører en række forsøg. Herefter begynder I på ibrugtagningen, hvor I tester den nye hverdagspraksis og sikrer en tæt kobling mellem jer som bygherre og brugerne, så alle parter er klædt på til at tage byggeriet godt i brug. Undervejs er det vigtigt, at I tager stilling til, hvordan I kan afsætte midler til tilretningerne i sidste ende.