Kursussekretær/administrativ medarbejder
Har du lyst til at indgå i et sekretariat med 38 engagerede kollegaer, som brænder for byggeri og samfundsudvikling? Så tilbyder vi et spændende job som kursussekretær og administrativ medarbejder i Bygherreforeningen.
I Bygherreforeningen oplever vi stor udvikling inden for kompetence- og kursusområdet. Vi er derfor på udkig efter en nysgerrig og struktureret administrativ medarbejder, gerne med erfaring som kursussekretær og/eller som sekretær i en mellemstor virksomhed/organisation, der kan hjælpe os med administrere vores ca. 150 årlige kurser, seminarer og netværksmøder.
I vores sekretariat varetager vi vores medlemmers interesser, og vi understøtter deres faglighed gennem en række netværk, kursus- og efteruddannelsestilbud i vores Bygherreakademi. Desuden huser vi flere sekretariater som fx Værdibyg og Foreningen for Byggeriets Samfundsansvar.
Arbejdsopgaver
Du bliver en del af et dynamisk team, som arbejder med udvikling, planlægning og afvikling af kurser, uddannelser, konferencer og arrangementer. Vi afholder en lang række kurser, medlemsmøder og netværksmøder årligt, og arrangementerne udgør en væsentlig del af foreningens aktiviteter. Nogle arrangementer afholder vi på vores egen adresse i BLOX, centralt i København. Andre arrangementer afholder vi hos medlemmerne eller på andre større kursus- og konferencesteder.
Vi har brug for administrativ hjælp til at holde styr på de mange forskellige bolde i forbindelse med arrangementer, men også til at holde overblikket over kontoret, herunder varebestilling, lagerbeholdning, booking af lokaler, møder og kalendere og have ansvaret for at koordinere opgaver med vores Piccolo/Piccoline. Du vil indgå i vores kompetenceteam og i vores tværgående administrationsteam, som servicerer hele sekretariatet.
Som vores nye kollega, skal du bl.a. varetage følgende opgaver i samarbejde med kompetence- og administrationsteamet:
- Planlægning af praktiske forhold omkring kurser, netværksmøder og medlemsmøder, fx kursusmaterialer
- Løbende dialog med deltagere, bl.a. i forbindelse med særlige ønsker, framelding, flytning osv.
- Opdatere og vedligeholde vores CRM-system, bl.a. håndtering af nye deltagere og/eller medlemmer
- Mødebooking og bestilling af forplejning ifm. netværk og medlemsarrangementer
- Administrative ad hoc-opgaver i sekretariatet
- Generelt understøtte en god og serviceminded medlemsdialog
Vi forventer af dig
Du skal have et godt overblik og en stærk lyst til at arbejde systematisk med opgaverne. Derudover forventer vi, at du:
- Motiveres af at have det store overblik, kan navigere i mange forskelligartede opgaver på en gang og være klar til at agere som problemløser, hvis der sker ændringer i sidste øjeblik
- Har gode samarbejdsevner, er struktureret og kan bevare roen selv i pressede situationer
- Har erfaring med at arbejde i Excel, Word og PowerPoint, og gerne med CRM-systemer og kursusadministrationssystemer
Vores medlemmer er vores fundament, og det er dem, som vi står på hovedet for at servicere. Derfor må du også gerne både være serviceminded, fleksibel og udadvendt, og så skal du evne at kommunikere professionelt med vores medlemmer og øvrige kursusdeltagere via mail og telefon.
Vi tilbyder
Du bliver en del af en organisation, der indtager en stadig vigtigere rolle i udviklingen af byggeriet i Danmark, og derfor også en stigende indflydelse på, hvordan vores byer og samfund udvikler sig.
Du vil få daglig kontakt til vores medlemmer, der er nogle af landets dygtigste bygherrer, og du vil få 38 søde, sjove og dygtige kolleger. Vi har en relativ flad organisation, hvor folk i udbredt grad tager ansvar for deres egne opgaver. Vi arbejder i et uhøjtideligt miljø og har det rart med hinanden, når vi samarbejder på kryds og tværs og mødes til frivillig fredagshygge eller morgenbadning i havnen.
Du vil arbejde i moderne og dejlige omgivelser i BLOX på Bryghuspladsen centralt ved Københavns Havn.
Jobbet er en fuldtidsstilling på 37 timer. Arbejdstiden er fleksibel, og du må være indstillet på, at der i mindre omfang vil være arbejde uden for normal arbejdstid i forbindelse med arrangementer – dog kun i hverdage – men også mulighed for afspadsering. Løn aftales efter kvalifikationer.
Yderligere information
Har du lyst til at prøve kræfter med et spændende og udviklende job samt administration af arrangementer i en medlemsforening? Vi ser frem til at modtage din ansøgning, CV og øvrige relevante dokumenter via linket nederst på siden.
Samtaler afholdes løbende. Ansættelse sker forventeligt fra 1. januar 2025 eller hurtigst muligt.
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte eventkoordinator Rikke Mønster på tlf.: 3112 9627.
Alle uanset alder, køn, race, religion eller etnisk tilhørsforhold opfordres til at søge stillingen.