Blogindlæg skrevet af: Jesper Malm, kommunikationschef i Bygherreforeningen
Bygge- og renoveringsprojekter er i kategorien af såkaldte vanskelige projekter. De indeholder alle elementer, som gør styring og ledelse yderst kompleks. De koster fx bunkevis af penge, de larmer og sviner og de forstyrrer naboer, brugere og andet godtfolk. De påvirker det omkringliggende samfund før, under og efter projektfasen, og de rummer mange modsatrettede interesseser og potentielle konflikter. Læg dertil, at selve byggeprocessen er et kaotisk samspil mellem et væld af rådgivere, leverandører og underleverandører på et ofte meget begrænset fysisk areal.
Jo, udfordringer er der nok af, og derfor er det ikke for sarte sjæle at stille sig i spidsen for et større nybyggeri eller renoveringsprojekt. Det kræver en vist robusthed at nyde kritisk opmærksomhed fra både
forventningsfulde brugere, emsige myndigheder og flygtige politikere eller stålsatte direktioner. Men en ny håndbog, Bygherrens Manøvrerum, som Bygherreforeningen offentliggjorde kort før sommerferien, viser, at det hjælper at skabe legitimitet og opbakning til projektet, samt at tage kontrol over eget projekt.
Skab plads som projektleder
En bygherres evne og plads til at lede eget projekt falder ofte tilbage på evnen til at sætte sig for bordenden og navigere mellem en række interessenter lige fra ejere, investorer og det politiske bagland til myndigheder, brugere leverandører og det omkringliggende samfund.
Helt konkret er det afgørende hele tiden at arbejde proaktivt med at skabe opbakning til og sikre sig legitimitet til egen rolle og handlinger ved bl.a. at balancere det, man melder ud og kommunikerer til omverdenen med de handlinger, man foretager, for så hele tiden at holde det op imod andres forventninger.
Sammenhæng mellem bygherrens legitimitet og manøvrerum
Modellen viser grundlaget for manøvrerummet – nemlig de faktorer, som skaber legitimitet og tillid til bygherren i et byggeprojekt. Legitimiteten skabes i balancen mellem forventninger, egne handling og egen selvfremstilling.
Byggeprojekter kommer ofte i problemer, fordi særlige interessentgrupper har nogle andre forventninger eller krav til en given proces eller resultat, og det lykkes at gøre disse krav legitime. Et byggeris interessentkreds er hele tiden i udvikling, og alle aktører søger hele tiden at genforhandle de aftaler, som er indgået. Tænk eksempelvis på protestgruppen på Amager Fælled, som lykkedes med at omstøde en gammel aftale fra 1992 om at bygge på en af de tilbageværende grunde syd for Ørestaden, selvom grundsalget er en del af finansieringen af Københavns Metrobyggeri. Protestgruppen udfordrede beslutningen og fik opbakning til deres synspunkt, mens bygherren og ejernes argumenter langsomt smuldrede.
På forkant med fem indsatser
I større bygge- og renoveringsprojekter er der som nævnt masser af knaster og udfordringer, som kan forstyrre processen. Og opsummeret handler styring og kontrol om at være på forkant med hændelser i og omkring byggeprojektet, og man undervejs arbejder strategisk med særligt fem indsatser eller aktiviteter:
- Skab klar retning og ledelse
I arbejdet med at sikre opbakning og legitimitet til et givent projekt er det afgørende, at alle projektets interessenter ved, hvor man er på vej hen. Kender brugerne, naboer og samarbejdspartnere ikke baggrunden og målet med et givent projekt, er deres potentielle opbakning hertil uforudsigelig. Ufravigeligt vil de selv forsøge at formulere en mening med det hele, hvilket ikke nødvendigvis er fordrende for processen. Derfor er det afgørende, at bygherren er klar på projektets vision og formål samt er i stand til at formulere egen rolle og ansvar – og kommunikere det – overfor de mange interessenter.
- Få styr på interessenterne
Et byggeprojekt bør altid have et godt overblik over interessentkredsen og lave aktuelle analyser af de aktører og særinteresser, som kan og vil have indflydelse på både proces og det færdige resultat. Interesser og behov er hele tiden i bevægelse, og derfor skal der være en løbende dialog og forventningsafstemning med omverdenen i forhold til, hvad der skaber mest værdi for projektet og fremdriften. Eksempelvis er det ikke nødvendigvis afgørende at håndtere de værste kritikere. Det kan måske være mere givende at vække nogle støtter, som kan være ambassadører for projektet.
- Sikr ledelse af forandringer
Nybyggeri og større renoveringer skaber i mange tilfælde nye rammer for de aktiviteter, som byggeriet understøtter. En ombygning betyder måske, at der rykkes rundt på funktioner eller arbejdspladser, og det kræver nye rutiner eller arbejdsprocesser hos brugerne. Byggeprojekter bør derfor betragtes som store forandringsprojekter, hvor det kan være yderst hensigtsmæssigt at forkorte eller formindske de naturlige reaktionsmønstre ved forandringer hos mennesker.
Det handler bl.a. om at identificere de drivkræfter, som er i stand til at flytte mennesker og sikre opbakning til nye tiltag. Nemlig på den ene side at skabe forståelse for nødvendigheden af forandringer (den brændende platform), og på den anden side at arbejde med en vision, som skaber lyst til at flytte sig i en ny retning. Og her er bygge- og renoveringsprojekter særligt udfordret af, at de forløber over lange periode af måneder og år. De personer, som er involveret i starten af et projekt, er ikke nødvendigvis dem, som flytter ind. Derfor skal forandringsledelsen ske løbende.
- Håndter uforudseelige hændelser
Store byggeprojekter vil altid indeholde uforudseelige hændelser og problemer, som skal håndteres undervejs. Det kan være ulykker, fejleverancer eller noget helt tredje. Ingen forventer, at byggeriet kører gnidningsfrit. Udfordringen er derfor ikke at undgå alle problemer, men at håndterer dem i overensstemmelse med omverdenens forventninger, således at de ikke vokser til kriser, som kan true bygherrens handlekraft og projektets fremdrift.
For bygherren betyder det, at han eller hun bør have godt overblik over potentielle krisesager og desuden forbereder sig på, hvordan de skal håndteres. En af udfordringerne med kriser er, at de ofte er meget akutte og kræver hurtige reaktionstider ift. fx medier og presse. Derfor bør der udvikles et godt beredskab med standardbudskaber, talspersoner, kommandoveje mv.
- Brug kommunikation aktivt
Omverdenens forventninger til et byggeri kan påvirkes gennem kommunikation. En bygherre kender sit projekt bedre end nogen anden, og har derfor de bedste forudsætninger for at fortælle om byggeriet – både om helheden og detaljerne. Alligevel gentages følgende udsagn blandt bygherrerne: ”Vores projekt er så komplekst og tingene går så hurtigt, at det er svært at kommunikere med alle”.
Men strategisk giver det projektet en stor fordel, hvis kommunikationen opprioriteres og der sættes fokus på interessenternes behov for viden og evt. inddragelse. Typisk bør interessentanalysen være styrende for valg af kommunikationsaktiviteter lige fra møder og mødereferater til opslag på de sociale medier. Valg af budskab, kommunikationskanal og aktiviteter handler om, hvilken forståelse og måske ejerskab, man ønsker at skabe hos en specifik interessentgruppe.
Manøvrerum igennem et renoveringsprojekt
De forskellige indsatser skal naturligvis times i forhold til, hvor man er i et byggeprojekt. Er man i en indledende fase, hvor man er i gang med at behovsafdække og finde finansiering til projektet, eller man er tæt på færdiggørelse? Bygherrens roller og ansvar flytter sig, ligesom omverdenens forventninger ændrer sig i takt med et projekts udvikling.
Nogle af de specifikke roller er eksplicit beskrevet i love, stillingsbeskrivelser og aftaledokumenter, mens andre er funderet i uskrevne forventninger fra både omgivelserne og bygherren selv. Og her er det naturligvis afgørende, at en projektleder er i stand til at agere rettidigt og fx finde de rette sæt af kompetencer til at løse en konkret opgave eller håndtere en specifik interessentgruppe.
Inden for hver fase af et byggeri har bygherren et specifikt ansvar og skal håndtere en række primære interessenter for at kunne opretholde sit manøvrerum. De forskellige faser er indbyrdes forbundet således, at et stærkt udgangspunkt i en fase kan skabe et godt og legitimt grundlag i en næste fase – og omvendt.
Det handler om ledelse
Bygge og renoveringsprojekter vil ikke blive mindre kompliceret i fremtiden. Tværtimod. Vi står bl.a. over for en galoperende urbanisering som kræver gigantiske om- og tilbygning i de store byer ligesom vi også har igangsat i en energimæssig revolution, som bl.a. kræver implementering af masser af nye løsninger og systemer i vores byer, boliger og ejendomme.
Med andre ord vil det i fremtiden blot blive endnu mere afgørende at arbejde professionelt med at skabe opbakning og legitimitet i et projekt, som igen giver et stærkt manøvrerum i renoverings- og byggeprojekter.
Det udfordrer måske en lidt traditionel opfattelse i byggebranchen. Nemlig at stærke faglige løsninger i sidste ende bærer projekterne igennem. Og selvom der måske er nogle bump på vejen i processen, så skal det hele nok ende godt – bare løsningerne er gode.
Så måske er det lidt overraskende, at vi med disse fem råd til at skabe manøvrerum i byggeprojekter egentlig argumenterer for, at udviklingen i højere grad kræver, at der arbejdes med ledelsesinspirerede elementer som fx at udvikle klare visioner, sætte strategisk retning og sikre en god kommunikation. Og at det er disse elementer som i sidste ende holder et projekt på sporet og sikre en god gennemførelse.
Men på den anden side kan det jo også bare ses som en ny spændende udfordring. En udvikling som utvivlsom tilføre en vækst af nye kompetencer til særligt bygherreorganisationerne. For naturligvis skal man også i fremtiden også have styr på de faglige elementer i en byggeprocessen, så man er i stand til at dykke ned i tekniske elementer eller juridiske spidsfindigheder. Men særligt på store projekter vil det være afgørende for projektets succes at være i stand til at udøve ledelse på et højt strategisk niveau – som sikrer klare visioner og som kan trykke den strategiske retning for projektet igennem.
Inspirationen til at tage det første skridt på den nye rejse, kan være at læse vores nye håndbog.
Dette blogindlæg er tidligere udgivet på renoveringpaadagsordenen.dk. Denne platform er nedlagt, hvorfor indlægget er genudgivet på bygherreforeningen.dk, der tidligere har varetaget driften heraf.
