Vejdirektoratet arbejder strategisk med markedsanalyser for at kunne lave udbud, der rammer markedet og være sikker på at få gode tilbudsgivere og tilbud, der matcher deres projekter. Markedsanalyser er derfor de senere år blevet en fast bestandel i udbudsarbejdet. Bl.a. anvendes statistik fra en central database. Den samlet samler informationer på tværs af de mange udbud som organisationen kører hvert år.
Morten Weigand, der er udbudsstrategisk rådgiver i Vejdirektorater forklarer: ”Vi har opbygget en meget brugbar videnbank, fordi vi for hvert eneste udbud bl.a. noterer, hvem der byder, hvem der vinder og hvilke priser der kommer ind. Når vi så skal lave budgetter for kommende projekter går vi ind og ser, hvordan priserne lå sidst og bruger dem til at lave gode overslag.”
Holder øje med entreprenørerne
Ifølge Morten Weigand analyserer Vejdirektoratet også udbuddene for at tage markedstemperaturen og få føling med interessen for de konkrete opgaver:
”Vi skal sørge for at vi har aktive og interesserede tilbudsgivere. Hvis vi observerer, at der er virksomheder, der ikke byder eller firmaer, der byder meget, men ikke vinder, tager vi kontakt og finder ud af, hvad årsagen er. Vi er interesseret i at kende baggrunden. Måske er det vores udbud, der er noget galt med eller måske der er stor travlhed i markedet”
Vejdirektoratet er ofte i dialog med tilbudsgiverne inden udbuddet kommer, men følger også op hos tilbudsgiverne efter et udbud. Målet er at få input til at gøre de bedre næste gang. Det kan eksempelvis være et spørgsmål om at skære kontrakterne anderledes, så flere har mulighed for at byde og løse opgaverne.
Input til at time udbud
Desuden retter direktoratet opmærksomheden aktivitetsniveauet hos potentielle bydere for at kunne udbyde opgaverne på det rette tidspunkt.
”Vi holder øje med entreprenørernes opgaveporteføljer. Måske har potentielle bydere vundet mange opgaver for nyligt og har de travlt med udførelsen eller måske er de sultne efter nye opgaver. Kunsten er at time vores udbud, så det rammer markedet på et godt tidspunkt”, siger Morten Weigand.
Derfor er det vigtigt, at vejdirektoratet kender til entreprenørernes situation, men også andre bygherrers udbud, da entreprenørerne ikke har ressourcer til at afgive flere store tilbud samtidig.
”Tidligere brugte vi ekstern udbudsstatistik, men det var ikke altid præcist nok. Og da det er nogle få bygherrer som vi ”konkurrerer” med om entreprenørerne, er vi gået over til bare at have en direkte dialog om hvornår vi planlægger udbud.”
Deler viden med markedet
Vejdirektoratet holder også markedet orienteret om deres udbud. På deres åbne leverandørportal offentliggør de alle udbudsmaterialer og tilbudspriser. Tilbudsgivere kan derfor finde både kommende, aktuelle og afsluttede udbud.
”Vi får at vide at det er en god måde at tiltrække nye tilbudsgivere. Ved at kunne se både udbudsmaterialer med vores projekter og vilkår og prisniveauet, giver det dem mulighed for at vurdere om de kan og vil byde på kommende projekter. Leverandørportalen er åben for og opdateres løbende, så der er ajourført ift. datoer for udbud m.v.”
I starten brugte man også data til at rapportere til ledelsen – bl.a. om interessen for udbuddene og hvor mange bydende der var.
”Men med tiden viste det sig, at det grundige forarbejde gjorde, at vi havde et rigtig godt billede af markedet og kunne agere, så der ikke var problemer med for få bydende selvom markedet var travlt. Så nu rapporteres der sjældnere og kun, hvis der observeres noget vigtigt.” slutter Morten Weigand.
Besøg Vejdirektoratets leverandørportal her.
