Det gode udbud

Det er i forberedelsen af udbuddet, at bygherrens ambitioner for projektet omsættes til konkrete incitamenter for markedet. Mange af de større problemer, vi ser i udbud, opstår som oftest ikke på grund af egentlige regelbrud, men typisk som konsekvens af utilstrækkelige overvejelser om samarbejde, marked, incitamenter og organisering i de tidlige faser. 

Dette kursus er udviklet til dig, som ønsker at blive klogere på dynamikkerne bag “det gode udbud”. På kurset trænes du i at arbejde med udbudsformen, ikke blot som formel og juridisk ramme, men som en integreret del af projektets samlede styringsmodel. 

Fra korrekt regelanvendelse til strategiske og situationsbestemte valg  

På dagen opbygger du en grundlæggende forståelse af, hvordan konkurrence skabes og styres og får dermed bedre forudsætninger for at vurdere hvilken udbudsprocedure, der bedst understøtter projektets endelige mål. 

På dagen arbejder vi med centrale temaer såsom: 

• Hvordan skaber og styrer du effektiv konkurrence i udbuddet?  
• Hvad ønsker I som bygherre at prioritere og belønne – og hvilke signaler sender det til markedet?  
• Hvordan arbejder I strategisk med markedsmodning og styrer den gode markedsdialog?  
• Hvordan påvirker valg af udbuds- og samarbejdsform risikofordeling, samarbejde og bygbarhed?  
• Hvordan påvirker dine valg tilbudsgivernes adfærd, og er det tænkt ind? 
• Hvilke valg træffes ofte for sent, og hvordan bringes de tidligere ind i processen?  
• Hvilke organisatoriske mønstre kan øge risikoen for fejl og uhensigtsmæssig adfærd? 

På dagen sætter vi fokus på de udbudsretlige overvejelser som grundlag for strategisk beslutningstagning, snarere end udtryk for ‘korrekt regelanvendelse’. Vi dykker ned i det, der er svært og arbejder reflekteret med samspillet med markedet, afvejninger, konsekvensforståelse og strategisk tilpasning. Vi anbefaler derfor dette kursus til dig, som allerede har et grundlæggende kendskab til udbudsformerne og grundlæggende udbudsretlige forhold. 

OBS: Har du brug for en god introduktion til udbudsret for bygherrer, og en mere generel introduktion til de forskellige udbudsformer, så vil vi anbefale dig at vælge basiskurset ‘Kend din udbudsret’.

Program

09:00-09:30 Ankomst og morgenkaffe

09:30-09:50 Velkomst og rammesætning
Hvordan vælger man den udbudsform, der bedst understøtter projektets kompleksitet, modenhed og risikoprofil? Hvornår er den traditionelle model hensigtsmæssig? Hvornår kræver projektet fleksibilitet, og hvilken betydning har markedssituationen? Vi lægger ud med en drøftelse af, hvad der ligger i begrebet det gode udbud?

Bygherreforeningen & Emil Schütze, partner og advokat, Advokatfirmaet Stæhr Schütze Ingemann og gennemgående underviser på dagen

FORMIDDAG

Den indledende markedsdialog
Hvordan tilrettelægger og dokumenterer bygherren en åben og sporbar dialog, så tekniske krav, kontraktvilkår og tidsplan rammes rigtigt – uden at give enkeltaktører en fordel.

Valg af udbudsform
Hvornår er udbud med forhandling eller konkurrencepræget dialog hensigtsmæssig ved komplekse bygge- og rådgiverydelser? Gennemgang af proceskrav, faser, mindstekrav som grundlæggende elementer og dokumentation af dialog/forhandling.

Hvornår er brug af rammeaftaler oplagt inden bygge- og anlægsbranchen?
Vi ser her på adgang til at indgå aftaler med tekniske rådgivere på baggrund af rammeaftaler. Men også ift. entreprenører med brug af fx ’åben bog’ samt løbende indkøb af tilsvarende ydelser ift. fx håndværkerydelser og forsyningsarbejder.

Valg af tildelingskriterier
Vi dykker her ned i fastlæggelse af “bedste forhold mellem pris og kvalitet” med relevante underkriterier for byggeri/rådgivning. Vi ser desuden på, hvordan vi undgår skjulte prioriteringer, og sikrer såvel effektiv konkurrence, som kontrolbarhed.

Evalueringsmetoder
Fokus ligger her på design af en gennemsigtig model med klart beskrevne parametre og vægtninger. Hvornår bliver en model uegnet eller forskyder vægtningen, så det fx altid er laveste pris som vinder?

12:15-13:15 Frokost

EFTERMIDDAG

Håndtering af strategisk prissætning (særligt i rådgiverudbud)
I denne del af dagen beskæftiger vi os med identifikation af prisadfærd i timeprisbaserede udbud, krav til robust prisgrundlag og sammenhæng mellem pris og kvalitet. Hvornår udløses der pligt til undersøgelse af unormalt lave tilbud, og hvordan kobles det til kontraktstyringen?

Ændringer undervejs i udbudsprocessen
Skillelinjen mellem lovlige præciseringer/optimeringer og ulovlige ændringer af grundlæggende elementer kan være smal. Vi ser her nærmere på fristforlængelse, genudbud, og hvordan man praktisk fører ændringslog og samtidighed over for alle bydere.

Håndtering af forbehold
Frem mod eftermiddagspausen sætter vi fokus på konditionskontrol af mindstekrav og kontraktbilag: Hvornår er forbehold afvisningspligtige, og hvad kan afklares/berigtiges uden at ændre tilbuddet materielt? Standardiserede svar og systematik i kommunikation kan hjælpe til at minimere fejl.

Eftermiddagskaffe

Håndtering af ”Licitation”
Hvornår er der ikke krav til afholdelse af licitation, og hvordan sikres det, at konkurrencen i udbuddet ikke begrænses?

Rammesætning og optimering af forhandlingsproces
Hvordan gives værdiskabende, ensartet tilbagemelding på pris og kvalitet, så tilbuddene reelt forbedres lovligt frem mod BAFO.

“Omvendt licitation”
Hvornår giver modellen bedst mening, og hvilke faldgruber skal håndteres i kvalitetsskala, mindstekrav og kontraktopfølgning.

Afrunding af dagen og sidste spørgsmål

16:00 Tak for i dag

Ret til ændringer forbeholdes