Udbud: Hvordan kommer du hurtigt i markedet?
Både bygherrer og entreprenører arbejder lige nu for at få projekter hurtigt ud i markedet. Det er vigtigt – og det er mindst lige så vigtigt, at fremrykningen af projekterne sker efter udbudsreglerne og god udbudsskik, så man ikke ender med forhastede udbud, der resulterer i uklare grænseflader, utilstrækkelig kvalitet eller konflikter i projekterne.
Dialog med markedet
Selvom det lige nu handler om at få flere opgaver ud i markedet, er det næsten altid en god ide at forhøre dig indledningsvist i markedet om situationen, herunder om virksomhederne også på sigt (efter corona-krisen) har kapacitet til at løfte opgaverne. Hvis virksomhederne generelt har mange opgaver, der er sat på pause, kan de blive udfordret, når disse opgaver sættes i gang igen.
Tal også med markedet om, hvilke typer opgaver og hvilke størrelser på opgaverne, de har mulighed for at løfte nu, inden du laver dit udbud. Dialogen kan foregå med enkelte virksomheder eller via orienteringsmøder, der kan afholdes digitalt, hvor kommunen fortæller om mulige opgaver/udbud og tager imod spørgsmål og kommentarer fra flere mulige tilbudsgivere.
Få mere inspiration på Bygherreforeningens side om markedsdialog eller i Værdibygs vejledning ”Dialog i udbudsprocessen”
Husk tærskelværdierne
Projekter over EU-tærskelværdien på 39,8 mio. kr. skal naturligvis stadig i EU-udbud efter udbudsloven. Men mange af de mindre renoveringsopgaver, som kommunerne hurtigt kan sætte i gang, er noget mindre og kan udbydes efter tilbudsloven. Offentlige bygherrer bør gøre brug af disse regler og udbyde de mindre opgaver så smidigt som muligt for ikke at ende med store administrative byrder og transaktionsomkostninger i en situation, hvor det gælder om at handle effektivt. Reglerne er:
- Ved en værdi op til og med 300.000 kr. eksklusive moms, kan tilbudsindhentning ske ved underhåndsbud fra én enkelt tilbudsgiver.
- Ved en værdi mellem 300.000 kr. og 3 mio. kr. eksklusive moms, kan tilbudsindhentning ske ved underhåndsbud fra mindst to tilbudsgivere og højst tre. Hvis ordregiver ønsker at indhente et fjerde bud, skal dette komme fra en tilbudsgiver, der ikke kommer fra lokalområdet.
- Ved en værdi mellem 3 mio. kr. og den gældende tærskelværdi for bygge- og anlægskontrakter i udbudsloven, skal udbydes efter reglerne om begrænset eller offentlig licitation i tilbudsloven.
- Ved en værdi over tærskelværdien for bygge- og anlægskontrakter (39,8 mio. kr.) skal opgaven udbydes efter reglerne i udbudsloven.
Brug udbudsportaler
Flere kommuner har gode erfaringer med at benytte sig af udbudsportaler, hvor man kan sende mindre opgaver ud blandt en bred kreds af bydende, uden at blive lagt ned af administrative opgaver.
Brug eksisterende rammeaftaler
Har I allerede rammeaftaler, kan i med fordel gøre brug af disse aftaler. Vær dog opmærksom på virksomhedernes kapacitet og tag en dialog forud for at afdække hvilke muligheder virksomhederne i rammeaftalen har for at tage nye/flere opgaver ind. Måske er de sultne efter at få opgaver ind, måske har de sendt mandskab hjem.
Brug udbud med forhandling
Ved at bruge udbud med forhandling kan man få en værdiskabende dialog undervejs i udbudsprocessen, som ofte giver bedre rammer for det efterfølgende samarbejde. Særligt i en situation, hvor projekter er rykket frem, kan der være dele af projektet, der ikke er beskrevet helt så grundigt, som hvis bygherren havde haft bedre tid. Brug muligheden for udbud med forhandling til at indlægge en dialog i udbudsprocessen, hvor I kan afstemme de sidste ting eller uklarheder i udbudsmaterialet eller i tilbuddene. På mindre opgaver, kan det fint klares på et enkelt dialog/forhandlings-møde på 1-2 timer og mødet kan evt. afholdes digitalt. Digitale møder kan i øvrigt nemt optages som dokumentation for forhandlingen.
Læs evt. mere i Værdibygs vejledning ”Udbud med forhandling”.
