Digital logbog/ændringer og tid

1. udgave, oktober 2018

Hvad er nyt?

Ændringshåndteringen er i AB 18 udbygget, så parterne hurtigt og rettidigt kan få afklaret, hvorvidt der er enighed om, at en ændring er en ændring, og hvilke konsekvenser en evt. ændring får for aftalen mellem parterne. Der er fortsat et skriftlighedskrav forbundet med krav om ændringer, men der er tilføjet en tidsfrist, således man snarest muligt skriftligt eller på byggemøde skal meddele sit krav.

AB § 25 er omdrejningspunkt for ændringer af aftalen med hensyn til pris, tid og sikkerhed. Der er dog flere centrale bestemmelser, der direkte og indirekte vedrører ændringer: § 22 om bygherrens anvisninger, § 23 om ændringer i arbejdet, § 24 om merbetaling og besparelse og § 25 om pris, tid og sikkerhed efter en ændring samt § 26 om hindringer.

Ændringshåndteringen i AB18 adskiller sig i væsentlig grad fra AB92, idet det nu specifikt påhviler bygherren løbende at registrere ændringer (ændringslog), krav, anmodninger og meddelelser (§ 25 stk. 5). Bygherren kan lade sin rådgiver foretage registreringen. Endvidere adskiller AB18 sig fra hidtidig praksis ved at parterne nu snarest muligt og skriftligt/på byggemøde skal fremsætte krav om evt. ændring i aftalen.

Procesreglerne i AB18 medfører pligter for såvel bygherrer, entreprenører og rådgivere. Tilsidesætter man disse pligter, risikerer man efter omstændighederne retsfortabelse pga. passivitet. Derfor er det vigtigt at man sikrer en organisation, der hurtigt kan forholde sig til krav, anmodninger og meddelelser fra entreprenører (og rådgivere).

Her bliver ændringsloggen et centralt redskab, der sikrer at parterne løbende får håndteret og dokumenterer ændringerne på byggemøderne. Det er endvidere centralt, at man på byggemøderne får parterne til at forholde sig til ændringsloggens indhold, herunder om entreprenøren har noget at tilføje til loggen.

Ændringsloggen kan med den rette anvendelse og opbygning medvirke til at sikre overholdelse af meddelelsesfrister og muligheden for at sanktionere overskridelser af disse.

Hvorfor er det vigtigt?

Et af målene med revisionen af AB-systemet har været at sikre præcision i ændringshåndteringen for herigennem at optimere bygherrens mulighed for løbende at styre henholdsvis økonomi og tid (samt justere evt. sikkerhed undervejs).

Det bygger på den forudsætning, at jo før en ændring kommer til parternes kendskab, jo bedre er muligheden for at foretage rettidige prioriteringer i projektet og afbøde risici og undgå budgetoverskridelser.

Ændringshåndteringen og dokumentationen af denne er vigtig, fordi den skal sikre at aftaleparterne så tidligt som muligt i processen kommer med evt. krav om ændringer i aftalen.

Ændringsloggen er et vigtigt værktøj i denne proces. Fremfor manuelle referater med prosatekster skal indføres digital struktur, som gør det lettere for bygherren at synliggøre beslutninger og hertil skal der bedre proces dokumentation – og gerne med opsamling i struktureret form, som giver mulighed til at kigge på sammenhæng på tværs af beslutninger og klar henførelse af ansvar og viden på et givent tidspunkt i projektforløbet.

Hvad skal du gøre?

Det er bygherrens ansvar løbende at registrere ændringer, og derfor bør man lave en decideret ændringslog som revideres løbende og indgår som en fast del af alle byggemøder.

Af ændringsloggen skal det fremgå ”hvornår” kravet er stillet [dato], ”hvem” der stiller krav om ændring [bygherrre/entreprenør] og konsekvenser for ”tid”, ”økonomi” og ”sikkerhedsstillelse”. Endvidere skal man sørge for en nærmere præcisering af ændringens karakter med fokus på, hvorfor ændringen opstår.

Det kan bl.a. være nødvendigt over imod ABR18 og muligheden for at anvende konventionalboden, at registrere om ændringen opstår som følge af projektfejl og mangler – samt evt. passivitet, der afskærer bygherren fra at reagere rettidigt.

Generelt skal en ændringslog skal som minimum give svar på:

  • Typer af spørgsmål/henvendelser
  • Hvem kræver/initierer ændring af aftalen og med hvilken begrundelse
  • Hvornår stilles kravet (tid/dato)
  • Hvorfor er kravet opstået (evt. projektmangel/-fejl med dertil hørende opgørelse af konventionalbod eller erstatning fra rådgiver)
  • Nærmere præcisering af ændringen (skal gøre parternes i stand til at vurdere ændringens karakter og pris- og tidsmæssige konsekvenser)
  • Hvem tager stilling vedrørende ændringen (herunder fuldmagtsforhold)
  • Ændringens konsekvens for tidsplanen
  • Ændringens konsekvens for økonomien
  • Ændringens konsekvens for sikkerhedsstillelse (§ 9 stk. 3 og § 10 stk. 3)

Bygherreorganisationen skal sikre løbende opdatering af logbogen, og samtidig sikre at organisationen er gearet til hurtigt at forholde sig til ændringer i projekt og aftale (accept/afvisning).

Bygherren bør endvidere sikre at parterne som minimum på hvert byggemøde forholder sig til ændringsloggen og dennes opdateringer, herunder anerkender/gør indsigelse til ændringerne.

En ændring skal i alle tilfælde beskrives således, at det er muligt for entreprenøren at vurdere konsekvenserne for pris, tid og sikkerhed. Er det imidlertid ikke muligt at lave en sådan beskrivelse på det tidspunkt hvor ændring opstår/bliver meddelt, bør man i loggen beskrive hvornår en fyldestgørende beskrivelse skal foreligge for at undgå at ændringer fremgår ubeskrevne af loggen.

Endvidere, skal bygherren sikre, at ændringsloggens registreringer foretages på en måde, der kan anvendes til evt. opgørelse af krav (herunder konventionalbod mod rådgiver jf. ABR § 49, stk. 2) og den akkumulerede udvikling i krav (ift. de begrænsninger der er for opkrævning af konventionalbod).

Bygherren skal sikre klarhed over, hvordan og til hvem i bygherreorganisationen en underretning om evt. ændringer skal gives. Dette gør sig især gældende hvis konsekvenserne af en ændring rækker ud over den fuldmagt bygherren har givet til rådgiveren.

Anvisninger: Giv anvisninger til udførelse

Sådan kan du give anvisninger om udførelse af arbejdet.

Hindringer: Få overblik over processen

Sådan kan du agere ved hindringer i det nye aftalesystem.

Ændringer: Håndter ændringer effektivt

Sådan håndterer du ændringer efter det nye aftalesystem.

Ansvarsbegrænsning

Indholdet på siden/portalen sigter på at give overblik over nogle af de væsentligste nyskabelser i det nye aftalesystem. De gode råd og de tilhørende værktøjer er overordnede og generelle. Anvendelsen skal derfor altid vurderes kritisk i forhold til den konkrete opgave. Bygherreforeningen kan derfor ikke holdes ansvarlig, hvis man vælger at anvende indholdet på siden/portalen konkret.

Tilmeld dig AB18-nyhedsbrevet

Hold dig opdateret på nyt indhold og få tilsendt gode råd, værktøjer og nyheder

Kurser og arrangementer: Bliv klogere på AB18-systemet

  • 12
    juni
    Aftaler - København

    Bliv klædt på til de nye roller og processer med BR18

    BR18 betyder nye roller og opgaver i samarbejdet mellem bygherrer, myndigheder og rådgivere. I løbet af dette seminar får du en introduktion til BR18, særligt med fokus på de administrative…

  • 2
    september
    Aftaler - Aarhus

    Udbud med det nye AB18-system

    Få inspiration til at lave udbud med det nye aftalesystem. Dette seminar sætter fokus på de nye bestemmelser i AB18-systemet, og giver dig indblik i, hvor mange valg du skal…

  • 3
    september
    Aftaler - Aarhus

    Overblik over ydelsesbeskrivelserne (YBL18)

    Kurset giver dig overblik over de nye ydelsesbeskrivelser YBL18. Kurset sætter fokus på, hvordan du som bygherre sikrer at få de rette ydelser til opgaven, og hvordan du kan forbedre…