Beslutningsoplæg - Bygherreforeningen

Et robust beslutningsoplæg til jeres bagland kan være et vigtigt element i at gøre jeres indflydelse gældende i de tidlige faser af et byggeprojekt. Som bygherre kan man ikke nødvendigvis styre de tidlige beslutningsprocesser. Men man kan påvirke dem i forskellige retninger, hvis man på en let forståelig måde evner at visualisere, hvad der er behovet, hvad der kan være løsninger på det, og samtidig hvad der kan være af konsekvenser i form af potentielle gevinster og udfordringer.

Derfor kan I overveje, hvordan I på bedst mulig vis sikrer, at jeres bagland har et velbegrundet oplæg, som de kan tage med til politiske forhandlinger. Det kræver typisk en klar retning, der binder an til kommunens øvrige strategier, og som gerne går på tværs af forskellige forvaltninger. Derudover bør det indeholde en klar fortælling, der beskriver, hvad behovet for at bygge er, og hvilken effekt løsningen vil have.

I den sammenhæng bør I drøfte, hvordan det aktuelle projekt giver mening for udefrakommende – altså hvordan I kan skabe en fortælling, som politikerne kan tage ejerskab til, og som de vil engagere sig i. Hvis I kan indarbejde dette i oplægget med forskellige løsningsmodeller, kan I skabe rum for, at den beslutning, der træffes, stemmer overens med jeres brugeres behov.

Strategier

Jeres kommune har sikkert strategier på flere forskellige områder (bæredygtighed, verdensmål, drift, totaløkonomi o.l.). For at sikre, at I skaber det bedste udgangspunkt for de beslutninger, I gerne vil påvirke, kan I undersøge, hvilke strategier I kan binde an til. I den forbindelse kan det være en fordel, hvis I også går i dialog med andre forvaltninger for at se, om deres interesser og strategier kan tilgodeses i projektet. Særligt vigtigt er det i denne sammenhæng, at I bliver enige om den strategiske retning for projektet, og hvad der er hovedformålet med det. Dernæst kan I udstikke en retning for projektet, som I kan bruge de øvrige eksisterende strategier til at støtte op om.

Fortælling

Det er afgørende, at der er en bærende fortælling bag jeres projekt. Derfor kan I drøfte, hvordan I kan formulere projektets grundlag på en let forståelig måde. Typisk vil de involverede forvaltninger have deres aftryk i fortællingen, men det er vigtigt, at I finder et budskab, som I alle er enige om, men som også giver mening for udefrakommende. Her kan I med fordel drøfte, hvilket behov der er, og hvordan projektet kan bidrage til at skabe en forandring, der indfrier behovet
fx en ambition om at skabe et højere karaktergennemsnit eller sikre bedre trivsel på en skole. Fortællingen skal således omfavne behovet og give et perspektiv på fremtiden, som politikerne kan bruge i offentligheden. Af den grund er det vigtigt, at I gør jer grundige overvejelser om, hvad der er behovet i det pågældende lokalområde, og hvad der betyder noget for politikerne, og dermed hvilke mærkesager de har, som projektet kan bidrage til.

Gode råd til at påvirke de tidlige beslutningsprocesser

– Kend din velfærdsinstitution og dit lokalsamfund
– Forstå hverdag og behov (rutiner, arbejdsmiljø)
– Få overblik over muligheder og behov (gerne på tværs af forvaltninger)
– Skab den røde tråd mellem byggerier og kommunens strategier
– Afstem ambitionsniveau med forvaltning, brugere og politikere
– Skab en fortælling, og visualiser forandringen
– Tænk anlæg og drift sammen
– Levér solid projektstyring

Gode råd til at formulere beslutningsoplægget

– Få styr på organisationens strategiske (og økonomiske) mål
– Ranger og prioriter organisationens forskellige mål (strategi)
– Få styr på data
– Forstå organisationens mange bundlinjer
– Få styr på organisationens beslutningsprocesser
– Opbyg en organisering, som kan understøtte mål
– Brug de fysiske rammer som strategisk værktøj
– Forstå organisationens bæredygtighedsmål

Totaløkonomi

Det er vigtigt at inddrage totaløkonomi i beslutningsoplægget. Hvis I kan give et billede af ikke alene anlægsinvesteringen, men også driftsomkostninger, kan I give politikerne et klart overblik over, hvilke fordele de forskellige investeringer kan have. Et nybyggeri kan måske betale sig i forhold til driftsbesparelser over tid, mens en renovering kan være mere CO2-besparende end en nedrivning. Ved at være gennemsigtige omkring totaløkonomien, kan I lave langsigtede planer, som politikerne kan tage stilling til. Samtidig kan I overveje at tænke i kloge kvadratmeter, så I redegør for, hvad de enkelte bygninger og lokaler i projektet skal bruges til på sigt.

Se bl.a. Bygherreforeningens Hvidbog om bygningsdrift, Værdibygs vejledninger om totaløkonomi for mere viden om totaløkonomi eller de totaløkonomiske værktøjer LCA og LCC. Læs mere i vidensbanken.

Oplægget

Når I kommer til selve formulering af beslutningsoplægget, kan I med fordel skitsere forskellige scenarier for at løse behovet. På den måde får politikerne nogle valgmuligheder, som de kan tage stilling til. I jeres skitsering kan I overveje, om I kan skabe et klart billede af, hvad de forskellige løsninger koster, og hvilken værdi investeringerne vil have. På den måde kan politikerne diskutere ud fra deres forskellige ambitioner og i sidste ende vælge en løsning, som I har bidraget med et velbegrundet grundlag for.

Skab en gennemgående fortælling

En gennemgående fortælling, der knytter an til en vision for hele kommunen kan være en god idé. Når I drøfter, hvad jeres fortælling skal være, kan I overveje,
hvordan I konkretiserer, hvad projektet betyder for almindelige mennesker med håb og drømme. I kan også arbejde med, hvordan I kan bryde gevinsterne
ned i overskuelige pakker, og hvordan I skaber rum til fleksibilitet, så projektet ikke er fastlagt fra start.

Samlokalisering

Velfærdsbyggerier kan rumme forskellige interesser. Derfor kan I undersøge, om der kan være fordele i at samlokalisere – fx om lokale idrætsforeninger kan
gøre brug af en hal, om folkebibliotek og skolebibliotek kan lægges sammen eller om daginstitutioner i området kan bruge de nye lokaler. Alle disse interesser vil i så fald kunne rummes i et skolebyggeri og derfor vil være oplagt at afsøge fra start for at få flere forvaltningers støtte til projektet.

Tænk langsigtet

Investeringsplan, principprogram, byggepartnerskab o.l. kan vise, hvordan I har tænkt jer at skabe rammer for helhedsløsninger. Det kan vække tillid hos politikerne om, at I kommer med de gode løsninger.

Overvejelser til beslutningsoplægget

– Hvilke strategier kan vi tale projektet ind i?
– Hvad er mulige strategiske retninger for projektet?
– Hvem skal inddrages i projektets følge og/eller styregruppe?
– Hvordan skaber vi politisk ejerskab?
– Hvad er den bærende fortælling for projektet?
– Hvilke afledte samfundseffekter bidrager projektet til?
– Hvordan forholder vi os til totaløkonomi?
– Hvilke forskellige scenarier og skaleringsmuligheder kan vi opstille for projektet?

Få den nyeste viden fra Bygherreforeningen i din indbakke

Ja tak – send mig Bygherreforeningens nyhedsbrev