Skolebyggerier består af mange interessenter og brugere. Derfor er det væsentligt, at I tidligt i processen overvejer, hvem der skal inddrages, og hvordan I vil organisere projektet. I kan skabe overblik over de forskellige interessentgrupper fra projektets begyndelse og overveje, hvordan og hvornår de skal inddrages. Samtidig kan I drøfte, hvilke behov de enkelte brugere har, og hvordan I kan tilgodese dem bedst muligt. Formålet med dette arbejde er at sikre, at I får projektets brugere og interessenters opbakning, så de kan være en hjælp for jer både før, under og efter byggeriet.
Projektgruppens organisering
Når I nedsætter projektgruppen, bør I huske at inddrage dem, som skal drifte og arbejde i skolen i fremtiden. Det kan også være en fordel, at deltagerne i projektgruppen har beslutningskraft og kan hjælpe med at sikre, at der er politisk opbakning også til de svære beslutninger. Samtidig kan I overveje, hvem der skal bære visionen gennem hele projektet helt ud til den hverdag, der skal udspille sig i bygningen, når den er færdig, så I sikrer den ønskede ibrugtagning.
Overblik over interessenter
For at få overblik over jeres interessenter kan I lave en oversigt over dem, og hvilken rolle, de spiller i projektet. Når I har overblik over jeres interessenter, kan I begynde at inddele dem i primære og sekundære brugergrupper. Inddelingen følger som oftest de funktioner, skolen er tiltænkt at have.
Se et eksempel på en interessentanalyse nedenfor, og læs eventuelt mere i fx projektledelsesbogen ”Power i projekter og portefølje” af John Ryding Olsson, Niels Ahrengot & Mette Lindegaard Attrup.
Et interessentkort for skolebyggeri kan se ud på mange måder. I kan få gavn af at lave jeres eget kort og definere i fællesskab, hvilke roller de forskellige interessenter spiller, og hvornår de skal inddrages, så I får et samlet overblik.
Forskellige brugergrupper med forskellige behov
Typisk vil den primære brugergruppe være skolens elever, deres forældre og skolens medarbejdere, men deres behov kan være vidt forskellige. Det samme gælder de sekundære brugergrupper, som kan være idrætsforeninger, aftenskole etc., der også kan have meget forskellige behov. En analyse af skolens funktioner i og uden for skoletid, og af hvad der mangler i lokalområdet, kan derfor være en stor hjælp til
at danne overblik over jeres brugere og deres behov. Ved at have et overblik over brugernes behov, får I mulighed for at inddrage dem i det omfang, I kan tilgodese de enkelte brugergrupper. I kan også tydeliggøre over for alle interessenter og mulige brugergrupper, hvad de kan få ud af, at der kommer en ny eller renoveret skole i deres lokalområde.
Forventningsafstemning med brugerne
Det kan være en god ide at sikre en god forventningsafstemning indledningsvist med alle brugergrupperne, så I er afstemte om, hvad de kan påvirke, hvad der er deres behov, og hvad de ønsker at påvirke i processen. Der kan være mange oversete dagsordener, som I kan sikre, kommer frem i lyset fra start. I kan også overveje, om der er eksperter, I kan inddrage undervejs, så nyskabende løsninger kan blive en del af processen. Samtidig er det væsentligt at opridse realistiske hjørneflag i forhold til bl.a. tid og økonomi.
De stærke interessenter
Når I går i dialog med fx idrætsforeninger, vil det hurtigt vise sig, at der er mange forskellige behov at tage hensyn til. Nogle idrætsgrene har mange medlemmer og klare krav til hallens indretning. Dermed fremstår de som stærke interessenter. Men deres behov er ofte forskellige og kan være svære at forene, også med andre sportsgrene, som måske har potentiale til at blive store sportsgrene på sigt. Her kan I forholde jer til, hvad skolen kan tilbyde dem alle, uanset størrelse og behov. I den forbindelse kan det være en fordel, at I fx er i trit med, hvor idrætten i kommunen bevæger sig hen, så skolens faciliteter kan understøtte den linje.
Styringsmanual til interessenthåndtering
Med en intern styringsmanual i projektgruppen for inddragelsesprocessen kan I planlægge, hvornår I vil inddrage de forskellige interessenter i processen. I kan også drøfte, hvornår interessenterne skal inddrages til orientering, og hvornår de har reelle påvirkningsmuligheder i beslutningsprocessen. Samtidig kan I forberede jer på, hvordan I vil håndtere eventuelle interessentgrupper, som kan være særligt dominerende i forhold til enkeltstående ønsker. På den måde kan I undgå overraskelser og tage eventuelle konflikter i opløbet, ligesom brugerne undgår oplevelsen af at blive inddraget uden at føle sig hørt.
Testpanel ved nybyggeri
Ved en eksisterende skole har I typisk en brugergruppe, som I kan tage udgangspunkt i. Ved nybyggeri kræver det nogle gange mere arbejde, fordi det er usikkert, hvem der bliver skoleleder og lærere, når byggeriet er færdigt. I stedet kan I etablere et testpanel, hvor I inddrager lærere fra en anden skole med en lignende profil. Her kan I også overveje, hvilke øvrige personalegrupper, der bruger skolen, herunder pædagoger i SFO og fritidsklub, tandlæger, sundhedsplejersker og driftspersonale, så I også kan inddrage dem.
Overvejelser til interessenter
– Hvem er relevante interessenter for projektet?
– Hvem er vores primære og sekundære brugergrupper?
– Hvad er vores brugergruppers behov?
– Hvad kan vores brugergrupper få ud af skolens funktioner og tilbud?
– Hvornår inddrager vi de forskellige brugergrupper? Hvilke påvirkningsmuligheder har de? Og hvem skal blot orienteres undervejs?
– Hvordan vil vi håndtere de enkelte brugergruppers ønsker og behov?
– Hvilke eksperter kan inddrages?
– Hvordan gør vi inddragelsesprocessen god for alle involverede?
