Dialogværktøj: Strategiske overvejelser - kommunikation - Bygherreforeningen

  • Kommunikation

God og effektiv kommunikation er afgørende for at skabe succes i et projekt med mange brugere og interessenter. Ofte er kommunikationen til det omkringliggende samfund og ikke mindst skolens medarbejdere, elever, forældre og foreninger helt afgørende for projektets succes. Derfor kan I overveje, hvordan I fra projektets begyndelse kan formulere en kernefortælling, som I alle kan støtte jer til. Det gælder både i projektgruppen, men også i jeres politiske bagland, så I leverer et entydigt budskab. Her er projektets vision,
mission og værdier af stor betydning. Det er her, I definerer kernefortællingen, som danner afsæt for al kommunikation i projektet.

Et skolebyggeri vil også blive påvirket af de mange interessenter, der spiller en rolle på forskellige tidspunkter i processen. Derfor kan I overveje, hvordan I kan sætte rammen for, hvordan der skal kommunikeres om projektet, hvilke grupper der skal kommunikeres til, og hvornår der skal kommunikeres.

Tilbage til dialoghåndbogen
Tilbage til strategiske overvejelser

Kommunikationsplan

I et projekt med mange interessenter er det nødvendigt, at alle involverede parter kommunikerer ensartet og på aftalte tidspunkter. Det kan derfor være en fordel, hvis I laver en kommunikationsplan, hvor det fremgår, hvem der skal kommunikere, hvornår der skal kommunikeres, og på hvilke kanaler (medier), I ønsker at kommunikere. Dermed undgår I at komme ud med uklare budskaber, eller at information slipper ud på de forkerte tidspunkter. Samtidig skal I være bevidste om, at man til dels mister kontrollen, når man slipper informationer løs. Derfor er det væsentligt, at I på forhånd sikrer jer opbakning til de enkelte budskaber i projektgruppen og i jeres politiske bagland, så I står på et fælles fundament, når der kommunikeres.

Forskellige målgrupper

Forskellige interessentgrupper har brug for forskellige informationer på forskellige tidspunkter. Derfor kan I drøfte, hvordan I tilpasser jeres budskaber til de enkelte målgrupper. Her kan I overveje, hvem modtageren for jeres budskaber er, og hvad der er deres interesse i projektet. På den måde kan I sætte jer i modtagerens sted og sikre jer, at det budskab, som I ønsker kommunikeret, er både vedkommende og forståeligt for den enkelte målgruppe.

Tillid til projektet

Kommunikationsindsatsen i de tidlige faser er helt central for at skabe tillid til projektet. Ved at kommunikere åbent og ærligt om, hvor brugerne kan have indflydelse på processen, og hvor der er uafklarede spørgsmål, kan I langt hen ad vejen opnå forståelse. Det er ofte en styrke at være åben, selvom det er de svære budskaber, man skal melde ud. Åbenhed skaber tillid, og så er det lettere at få opbakning til de svære beslutninger. Dermed kan I skabe arbejdsro for de forandringsprocesser, som et nyt byggeri eller en større renovering ofte kræver.

Målgrupper i et skolebyggeri

Det er vigtigt at orientere skolens primære brugere og dermed medarbejdere, elever og deres forældre på et tidligt tidspunkt om, hvilke forandringer byggeprojektet kommer til at betyde for deres hverdag under byggefasen, og efter projektet står færdigt. Derudover vil naboer og fritidsbrugere have behov for information om, hvordan projektet berører dem, og hvorfor det er planlagt, som det er. Hvis I tænker dem som aktive brugergrupper, når skolen er kommet i brug, er det også en god ide at åbne for tovejskommunikation, så brugerne kan bidrage aktivt.

Gode argumenter

Byggerier skal typisk bane vejen for en forandring (fx nedlukning, samling af funktioner, ny pædagogik og didaktik etc.), og derfor kan I overveje, hvilke argumenter og historier, der ligger til grund for den forandring, I skal skabe og dermed den værdi, den nye skole skal bidrage til. I kan derfor overveje, hvilke argumenter og svarberedskab I har til rådighed for at kunne sikre opbakningen til projektet.

Ambassadører

For at sikre, at medarbejderne ikke bliver modstandere af mulige store forandringer, kan I overveje, hvordan I skaber rum for, at de kan italesætte deres bekymringer. På den måde kan I få en unik viden tidligt i projektet, som I løbende kan adressere i jeres kommunikation. Samtidig er I afhængige af, at skoleledelsen bliver ambassadører for de forandringer, I vil skabe. Det er helt afgørende, at I får skoleledelsen til at gå forrest med at forklare det nye projekt og de pædagogiske og didaktiske forandringer, der lægges op til over for lærerne. På samme måde kan I arbejde med at få elevrepræsentanter med på vognen som ambassadører, så I får de bedste forudsætninger for et byggeri, som både lærere og elever glæder sig til at tage i brug.

Forandringer starter i det små

Praksisforsøg og mock-ups af de nye omgivelser viser sig ofte som meget anvendelige redskaber til at gennemføre forandringsprocesser. Har man gennemført praksisforsøg i nogle klasser, kan det være meget effektfuldt at lade de lærere og elever, som har været med til forsøgene, fortælle om deres erfaringer, så de kan være ambassadører for de forandringer, der skal ske.

Overvejelser til kommunikation

– Hvordan skal vi kommunikere om projektet?
– Hvem skal kommunikere?
– Hvilke kanaler skal kommunikationen foregå på?
– Hvem er vores målgrupper?
– Kan vi dosere informationen (samme budskab på forskellige måder til forskellige målgrupper)?
– Kan vi åbne for tovejskommunikation, fx gennem sociale medier, via afstemninger o.l.?
– Hvordan kan vi skabe tillid til projektet gennem kommunikation?
– Hvad er ’den gode historie’ om projektet?
– Hvad er vores ’gode argumenter’ for projektet?
– Hvem kan være ambassadører for projektet?

Få den nyeste viden fra Bygherreforeningen i din indbakke

Ja tak – send mig Bygherreforeningens nyhedsbrev