Transaktionsomkostninger i forbindelse med udbud i byggeriet er ikke et nyt fænomen. I de seneste år er der udgivet en række rapporter og anbefalinger om emnet, men oftest har diskussionen omhandlet omkostninger i forbindelse med udbud af rådgivningsydelser i bygge- og anlægsprojekter.
Bygherreforeningen og Dansk Byggeri afholdt et seminar støttet af Realdania med fokus på entreprenørernes tilbudsomkostninger og mulighed for at afgive bedre tilbud til bygherrerne. På seminaret diskuterede bygherrer, entreprenører og rådgivere, hvordan parterne kan gøre udbudsprocesserne bedre og skabe mere værdi i samarbejdet i byggeprojekterne.
Tilbudsprocessen er en bekostelig affære
Tilbudsgivning kan være en dyr affære for de bydende, og ved seminaret blev der givet en række konkrete eksempler på aktiviteter i udbudsprocessen, der ikke skaber værdi. Enten fordi de er unødvendige, eller fordi man ikke i tilstrækkelig grad har indtænkt at gøre det enkelt for de bydende. Det er disse unødvendige omkostninger, der bør reduceres, da de i sidste ende betales af bygherrerne.
På seminaret blev der fremlagt et eksempel på, at tilbudsomkostningerne ved en hovedentreprise på 100 mio. DKK havde udgjort 400.000 DKK for en bydende hovedentreprenør. Hvis man dertil lægger underentreprenørernes omkostninger, vil omkostningerne være godt 1,3 mio. DKK for hvert hovedentreprisetilbud. Ved fire bydende hovedentreprenører vil det betyde, at omkostningerne til tilbudsafgivelse, inkl. omkostningerne hos underentreprenører, kan løbe op på i alt ca. 5,3 mio. DKK.
Blandt eksemplerne på aktiviteter, der ikke skaber værdi, var detaljerede tilbudslister, som alle bydende bruger mange ressourcer på at udfylde. Derfor kan bygherren med fordel gøre sig bevidst om, hvad man vil bedømme på og ud fra det angive, hvor detaljerede tilbudslisterne bør være.
Det er tidskrævende at udfylde tilbudslister, hvis listerne er låst i en pdf, så de bydende skal genindtaste informationerne eller udfylde dem i hånden. Det spilder alles tid og fokus forsvinder fra det, der egentlig skaber værdi. Derfor bør bygherrerne sikre, at listerne findes i et redigerbart format – eksempelvis excel.
Husk underentreprenørerne
Bygherrerne får dårligere tilbud, hvis entreprenørerne spilder deres tid på udbudsprocesser, der ikke er ordentligt tilrettelagt – eksempelvis med for korte frister i forhold til opgavens omfang. Det gælder også, hvis udbuddet er dårligt placeret tidsmæssigt – fx midt i eller lige før en ferie. I disse tilfælde kan entreprenørerne have svært ved at inddrage et tilstrækkeligt antal underentreprenører. Det kan betyde, at det kan være svært at skabe konkurrence om opgaven og dermed kan det give en højere pris.
Selvom det i princippet betyder højere transaktionsomkostninger at få underentreprenørerne involveret tidligt, så kan det være en god investering i forhold til kvaliteten af det endelige tilbud. Der er dermed ikke tale om unødvendige omkostninger, men derimod omkostninger, der bidrager til bygherrens værdiskabelse. Derfor kan der være store gevinster at hente, hvis man tilrettelægger en ordentlig udbudsstrategi og får konkurrenceudsat sit projekt rigtigt.
Mere dialog er vejen frem
For bygherrerne kan der også være mange penge at spare ved at tænke i dialogbaserede udbudsprocesser. Til seminaret blev det nævnt, at det ikke er usædvanligt, at et godt forhandlingsforløb kan betyde en reduktion på 5-10 procent af tilbuddet, fordi man får afdækket potentielle risici samt fundet fejl og misforståelser i projektet. Derfor kan det være en god idé at gå i tidlig dialog med markedet eller overveje udbud med forhandling, så man skaber optimale betingelser for at få gode tilbud. Man skal dog være opmærksom på, om omkostningerne står mål med de gevinster der hentes. Det kræver dog også, at entreprenørerne stiller op til dette. Flere af seminarets deltagere mente, at entreprenørerne kan blive bedre til at initiere denne dialog for at gøre opmærksom på potentielle risici, der kan fejes af vejen, inden tilbudsgivningen. Derudover kan entreprenørerne stille spørgsmål til selve udbuddet i spørgsmål/svar-fasen.
Når det angår reelle forhandlingsmøder – eksempelvis i udbud med forhandling – bør entreprenørerne begrænse antallet af repræsentanter, der møder op. Bygherren skal i den forbindelse også være overveje, hvilke signaler man sender i forhold til mødedeltagelse. Bygherren bør således afklare og tydeliggøre forhandlingstemaerne og tilrettelægge forløbet. Det vil betyde, at entreprenørerne kan prioritere at lade beslutningsdygtige medarbejdere repræsentere virksomheden, så møderne bliver konstruktive og bidrager til afklaring af eventuelle usikkerheder i projektet.
Dertil kom det frem på seminaret, at hver forhandlingsrunde pr. entreprenør kan løbe op i mindst 100.000 DKK ekskl. omkostninger hos underentreprenørerne. Det bør bygherren derfor være opmærksom på, når dialogen tilrettelægges.
Anbefalinger til bedre udbudsprocesser
Mange flere pointer blev præsenteret på dagen. I fællesskab har Bygherreforeningen og Dansk Byggeri kondenseret disse til ti gode råd – fem til bygherrerne og fem til entreprenørerne. Vi håber, at anbefalingerne kan bidrage til bedre tilbud og lavere tilbudsomkostninger.
Anbefalinger til entreprenørerne
- Deltag aktivt i markedsdialog inden udbuddet. Byd ind med spørgsmål og giv bygherren indblik i, hvad der har betydning for, at I kan afgive et skarpt tilbud i forhold til udbudsmateriale og -proces.
- Stil relevante og afklarende spørgsmål i god tid
- Forstå bygherren og samarbejdspartnernes proces, behov og projekt og vær med til at få afklaret, hvad der giver værdi, og hvor der er risici
- Få den/de kommende ansvarlige til at deltage i forhandlingerne og søg hurtig afklaring i baglandet
- Vær selektiv – og fortæl hvorfor, hvis I fravælger et udbud
Anbefalinger til bygherrerne
- Anvend mere effektiv (forudgående) dialog for at afklare tvivl og risiko tidligt og tænk over, hvordan det skal indarbejdes i udbudsmaterialet
- Overvej udbudsform og tænk over antallet af bydende i forhold til transaktionsomkostninger på begge sider
- Giv de bydende tilstrækkelig arbejdstid til at udarbejde et godt tilbud
- Vær tydelig om vægtning af kriterier (pris, kvalitet, organisation etc.) samt krav til form på besvarelsen
- Sørg for kvalitetssikring af udbudsmaterialet, så der ikke kommer for mange rettelser i tilbudsfasen
