Kommunikationen rykker i Aarhus Kommune

Byggeriets kompleksitet øges i disse år. Det sker som følge af en rivende teknologisk udvikling, men i særlig grad som følge af det stigende informationsbehov, der opleves generelt.

For mange bygherrer opleves det også, at store byggeprojekter fanger omverdens interesse i markant højere grad end tidligere. Det stiller krav til, at man både informerer og inddrager brugerne løbende.

En af de bygherrer, der for tiden oplever udfordringerne på egen krop, er Aarhus Kommune. Byggekranerne er flittigt i gang på en lang række projekter rundt i byen. Her bygges der alt fra daginstitutioner til boliger, og ved projektet Generationernes Hus er begge dele samlet i et byggeri. Interessentkredsen er derfor ganske omfattende, og det har ført til, at kommunen nu rykker på kommunikationsområdet ved at tage på et fælles kursus i Bygherreforeningen.

Kompleks organisation kræver effektiv kommunikation

For Karen Margrethe Høj Madsen, der er afdelingsleder i Aarhus Kommune, skyldes den øgede kommunikationsindsats, at kommunen har et brændende ønske om at blive bedre til at arbejde på tværs. Det kan dog være udfordrende, når de forskellige forvaltninger har hver deres bygherreorganisation. Noget som et fælles kursus kan løsne op for:

”Vi arbejder jævnligt med et set up, hvor der er flere bygherrer på et byggeri. Dertil kommer de forskellige brugergrupper, hvilket betyder, at vores virkelighed er utrolig kompleks. For at blive bedre til at håndtere de mange forskellige interessenter bedst muligt ønsker vi at sætte ind på kommunikationsområdet. Derfor lavede vi et opslag om et fælles bygherrekursus på tværs af forvaltningerne. Det var udsolgt på mindre end en uge”, siger afdelingslederen.

Misforståelser skal udryddes

De forskellige bygherreorganisationer i kommunen betyder, at der findes mange forskellige referencepunkter og værdier, der skal håndteres i det enkelte byggeri. Netop dette kan føre til en usmidig proces, hvis der ikke er forventningsafstemt tydeligt nok:

”Misforståelser er helt klart noget, der opstår, fordi man har forskellige referencepunkter. Det er ikke fordi, vi oplever det som et stort problem. Men i takt med, at byggerierne bliver mere komplekse, er der behov for, at vi også kigger ud i fremtiden. Vi ønsker at gøre tingene bedre, og her er den interne kommunikation et klart område, hvor vi ønsker at sætte ind”, siger Karen Margrethe Høj Madsen.

Det lavpraktiske er i fokus

I første omgang er det ikke på det strategiske niveau, at Aarhus Kommune ønsker at ændre processerne. Derimod handler det fælles kursus om at få styr på nogle praktiske forhold vedrørende kommunikationen, siger afdelingslederen:

”Vi ønsker at bruge kurset til at diskutere, hvad der egentlig opleves som udfordringer. Derfor skal vi samle op helt lavpraktisk for at blive skarpere på, hvad der kan forbedres. Kurset er et første skridt på vejen mod et mere fælles fodslag, hvor vi også i fremtiden kan få gavn af at arbejde sammen på tværs af bygherreorganisationerne”.

Med Bygherreforeningens kursus får kommunen mulighed for at fokusere på det praktiske i forhold til kommunikationen. Kurset giver således en indføring i, hvordan projektledere, fagledere og projektkoordinatorer kan effektivisere kommunikationen, prioritere i informationsflowet og hurtigt skabe struktur og fremdrift på komplekse projekter. Hvis du har interesse i at gøre som Aarhus Kommune, kan du også få kurset ud til din organisation – kontakt projektleder, Anne Kristine Busch.

Kurset afholdes også den 4. april i København.

Billede: Aarhus Kommune – Per Ryolf