ABR 18 og YBL 18 stiller krav om, at bygherren tidligt og professionelt tager stilling til behovene i det specifikke projekt og lægger op til, at bygherren i relationen til rådgiverne har tæt opfølgning på indkøb af rådgivningsydelser. Bygherren skal i udbuddet og med henvisning til ABR 18 opstille rammerne for samarbejdet med rådgiverne, herunder sikre balancen mellem ydelser og betaling. Det er ikke så nemt – løse rammer giver mere fleksibilitet, men gør det sværere at holde rådgiveren ansvarlig – mens strammere rammer kan betyde, at nye idéer eller ændringer giver anledning til krav om merbetaling.
Bygherren skal træde i karakter
For at få gavn af mulighederne i ABR 18 er det nødvendigt at håndhæve reglerne, fortæller Mikael Kenno Fogde, formand for Bygherreforeningens markedsudvalg og jurist i Realdania By & Byg.
”ABR 18 forudsætter en højere grad af professionalisme hos bygherren. Hvor rådgiverne tidligere – populært sagt – var bygherrens tillidsmand, har de nu mere karakter af at være leverandører. Som professionel bygherre skal man gøre sig bevidst, at man har et professionelt forhold til sin rådgiver – ligesom man har et professionelt forhold til sin entreprenør”, udtaler Mikael Kenno Fogde, og fortsætter: ”De første erfaringer med indkøb af rådgivning under ABR18 har bekræftet, at bygherrerne skal have en mere professionel tilgang og være mere præcise og på forkant. Der er eksempelvis mange ting, som man tidligere fandt ud af hen ad vejen, men som nu skal være på plads, når man indgår kontrakten – fx valg af entrepriseform”.
Det er ifølge Mikael Kenno Fogde baggrunden for, at markedsudvalget har taget initiativ til at få samlet en række gode råd og overvejelser, som man som bygherre bør gøre sig, når man indkøber rådgivningsydelser.
”Formålet med rådene er at sætte tankerne i gang om den nødvendige forberedelse hos bygherrer om de mange forhold, som man skal forholde sig til før udbud af rådgivningsydelser med ABR 18”, udtaler Mikael Kenno Fogde.
1. Vær skarp på egen organisation og ønsker
De nye elementer i ABR 18 stiller større krav til bygherrens egen professionelle organisation. Bygherren skal bl.a. afklare egne ønsker på et tidligt tidspunkt – hvilken rådgivning ønsker man, og hvordan bliver man klar til at levere det professionelle modspil, som ABR 18 lægger op til. Det kræver ressourcer i bygherreorganisationen at kunne følge op på de mange nye områder i ABR 18.
Som bygherre skal man altså tidligt tage stilling til: Egne kompetencer og ressourcer, projektets behov for rådgivning, samt hvilke rådgivningsydelser man har brug for.
Hvis man er uafklaret, kan mange projekter stadig gennemføres, som man ”plejer”, men bygherren skal være på vagt og evt. afsætte ressourcer til sikker ændringshåndtering og i mange tilfælde også ekstra betaling for visse ydelser. Fx hvor aktive brugere giver uforudsete ændringer for rådgivernes arbejde.
2. Vær opmærksom på de nye muligheder i ABR 18
I udbuddet er der behov for at være særlig opmærksom på at stille krav til enkelte nyskabelser i ABR 18, herunder dokumentationskrav ved faseafleveringer, tidsplan/ydelsesplan, beskrivelse af ydelser, deltagelse og rolle i projektgennemgangen, tidspunkt for udarbejdelse af udførelsesprojekt m.v.
Tidsplanen skal udformes, så der sættes god tid af til fx de indledende rådgivningsfaser, projektgennemgang og førgennemgang. I de kommende år vil bygherren skulle drive en udvikling, bl.a. ved at være konsistent i at stille krav og følge op på, at ydelserne leveres.
3. ABR 18 er mere leverancebaseret
ABR 18 er mere leverancebaseret, og det anbefales derfor, at bygherren har større fokus på klarhed i opgavebeskrivelsen fra starten. Bygherren har gode muligheder for at indkøbe den form for rådgivning, samarbejde og proces med rådgiveren, som ønskes, men det skal skrues rigtigt sammen og kræver eksempelvis, at der vælges en honorarform, som passer til den ønskede rådgivning eller projektering.
4. Vælg aktivt mellem ABR 18 og ABR Forenklet
ABR 18 er godt, hvis man indkøber projektering i klare rammer. I mindre projekter eller ved ydelser, der ikke har en klar leverance, kan det være en fordel at bruge ABR Forenklet. Det er et simplere set up, som kan være lettere at agere i ved eksempelvis indkøb af bygherrerådgivning, analyser, projekteringsledelse, specielt fagtilsyn eller andet, der ikke er del af en normal projekteringsydelse, og som derfor indkøbes særskilt.
ABR Forenklet anvendes bedst sammen med AB Forenklet. Hvis man forsøger at kombinere ABR Forenklet med (stor) udførelse efter AB 18, skal der justeres en hel del, for at tingene spiller fornuftigt sammen.
5. Brug muligheden for dialog i udbuddet
Det giver god mening at afdække rådgivningsopgaven, inden udbuddet ”går i luften”. Bygherren kan eksempelvis benytte markedsdialog forud for rådgiverudbuddet til at få feedback på, hvordan opgaven kan og bør struktureres for at imødekomme bygherrens behov for rådgivning. Man kan også bruge dialogen til at undersøge, hvilke typer af virksomheder, der har kompetencer til at løfte opgaven eller tale om den optimale rollefordeling, hvordan opgaven bedst honoreres, hvilket projekteringsstade entrepriserne udbydes på, eller hvordan og hvor i projektforløbet det giver bedst mening at gennemføre projektgennemgang.
Bruger bygherren udbud med forhandling til at forventningsafstemme med tilbudsgiverne om, hvilke ydelser tilbuddet omfatter, og omfanget af disse, bør fokus være på at afstemme ønsker og behov med de tilbudte ydelser og sikre, at tilbudsgiverne byder på samme grundlag. Det kan overvejes at lade optioner eller håndteringen af tilpasninger indgå i forhandlingsdialogen og udbudsmaterialet.
Det er vigtigt at have fokus på proportionaliteten og vurdere, om dialogen giver værdi i forhold til indsatsen. I mange tilfælde er der ikke så meget tvivl om opgaven, at det giver mening at bruge megen tid på afklaring med flere tilbudsgivere, men i større projekter kan det ofte give værdi på længere sigt.
6. Følg op på kontrakten
Efter kontraktindgåelse er det et samspil med projekteringslederen, som danner grundlag for opfølgning med afsæt i ydelsesplan og en aftalt ændringslog[1] (jf. pkt 2.1.4 i YBL 18 samt ABR 18 § 20, stk. 5). Det kan være relevant at afholde ”kontrakt-møder” og fastlægge planlægningsaktiviteter i opstartsfasen, så styringsgrundlaget kommer på plads. Det er også vigtigt at fastsætte termin for leverance af ydelsesplan, og at den ses i sammenhæng med aktiviteterne omkring faseafleveringer og en beslutningsplan for projektet. Det er i alle tilfælde en god idé at have en tydelig aftale, og at parterne følger op på denne.[2]
7. Tag stilling til funktionsudbud og entreprenørprojektering
Bygherren skal være meget opmærksom på, at ABR 18 sammenholdt med YBL 18 forudsætter, at hele projektet projekteres af rådgiver, medmindre andet er aftalt, eller det er sædvanligt, at dele af projektet projekteres af en entreprenør. For at undgå usikkerhed om, hvad det sidste indebærer, bør bygherren tage specifikt stilling til, hvad der er sædvanligt. Dermed er der basis for dels at kræve bestemte ting projekteret af rådgiver (hvor nogle helst vil slippe, mens andre ser frem til at få nogle af de gamle rådgiverydelser tilbage), og dels at stille krav til rådgivers kvalitetssikring, når projektering overlades til entreprenøren.
Bygherren bør i sit udbud tage specifikt stilling til, i hvilket omfang og hvordan rådgiveren kan lade entreprenører eller leverandører projektere gennem funktionsudbud. Bygherren skal være klar på, hvilke områder og til hvilket niveau rådgiveren skal projektere, samt hvordan grænseflader i forbindelse med entreprenørprojektering skal håndteres. I Bygherreforeningens paradigme for rådgiveraftale[3] oplistes i et bilag ”sædvanlige” funktionsudbud, der kan tages udgangspunkt i, men der opfordres til konkret stillingtagen med udgangspunkt i listen.
Det er i ABR 18 tydeliggjort, at det er projekteringslederens opgave at sikre, at systemleverancer eller funktionsudbud passer ind i den samlede projektering. Fordi projekteringslederen på flere områder spiller en nøglerolle, bør rollen i mange rådgiverudbud gives ekstra opmærksomhed.
8. Overvej valg af entrepriseform tidligt
Med ABR 18 er der højere krav til rådgiveraftalens indhold (jf. § 4, stk. 2), men det kan være vanskeligt at lægge sig fast på hvilke ydelser, der er brug for på tidspunktet for rådgiverudbuddet. Det kræver fx at der skal være truffet beslutning om organisation for entrepriserne (jf. § 5, stk. 3 og § 4, stk. 5), og derfor skal bygherren lægge sig fast på entrepriseform allerede i rådgiverudbuddet.
Er dette ikke muligt, kan bygherren overveje at bruge lidt mere tid med en bygherrerådgiver, indtil man har nok viden om projekt og marked til at beslutte entrepriseform og andre afgørende forhold som tidligt udbud. Går man ud med rådgiverudbuddet inden, bør bygherren overveje konsekvensen af et senere skift fra fx hoved- til fagentreprise eller omvendt. Erfaringen viser dog, at lige meget hvordan man ændrer entrepriseform, så koster det ofte mere, så det kan godt betale sig at tage denne overvejelse tidligt.
9. Forskellige krav ved indkøb af hhv. indledende rådgivning og projektering
I den indledende fase, der omfatter programmering og forslag, vil der ofte være større usikkerhed i forhold til, hvad der skal til for at løse rådgivningsopgaven. Det kan være afledt af projektets karakter, bygherrens organisering, særlige krav, omgivelser og grænseflader mv. For bygherren vil der derfor være behov for – enten i eget regi eller ved hjælp af rådgiver – at afklare ydelserne mere præcist med afsæt i projektets karakter. Herunder også hvordan forskellige ydelser kan/bør prissættes/afregnes enkeltvist og/eller samlet, samt hvilke der evt. kan være optioner.
På den anden side er der tradition for veldefinerede faseleverancer også i de tidlige faser, og mange projekter er ”generiske” i deres karakter og gennemførelse. Disse kan med fordel indkøbes i fast pris.
10. Overvej honorarform og skiverådgivning
Rådgivning i de tidlige faser kan i mange tilfælde med fordel afregnes efter medgået tid. Fast pris i disse faser vil ofte være en stor risiko – enten for bygherren eller for rådgiverne. Men det er en god idé at have prissat forskellige ydelser i tilbuddet, så man lettere kan justere omfanget undervejs. Det kan også være en god idé at indikere et loft for rådgivningsydelsen og løbende have dialog med rådgiverne om, hvordan de prioriterer deres indsats. Er det en meget usikker opgave, kan man indkøbe rådgivningen fasevist (skiverådgivning), så man hele tiden vurderer og kun indkøber, hvad man har brug for.
Ved den senere projektering er det lettere at give en fast pris på rådgivningen, og dermed får bygherren også mulighed for at låse sit budget til rådgivning.
Hvis opgaven udbydes efter medgået tid, skal bygherren være opmærksom på, hvordan der leveres i forhold til de indgåede aftaler (som også skal være tidlige): Leveres de aftalte ydelser og leveres de af de personer (og til de timetakster), som der er budt ind med?
[1] Se eksempel på ændringslog i Bygherreforeningens AB18-guide:
www.bygherreforeningen.dk/ab18/vaerktoejer/bygherreforeningens-aendringslog/
[2] Se eksempel på paradigme for rådgiveraftaler efter ABR18 i Bygherreforeningens AB18-guide:
www.bygherreforeningen.dk/ab18/vaerktoejer/raadgiveraftale-3/
[3] Se bilag i paradigme for rådgiveraftaler efter ABR18 i Bygherreforeningens AB18-guide:
www.bygherreforeningen.dk/ab18/vaerktoejer/raadgiveraftale-3/
