Blogindlæg skrevet af: Christine Meden Bjerregaard, Projektleder, Værdibyg og Bygherreforeningen
Det er dog mest en myte, at det er svært at håndtere brugerne. Man kommer langt med information og dialog. Ved at have styr på hvem brugerne og forsøge at forstå deres situation, kan udfordringerne minimeres og chancerne for en god proces øges. En enkel struktur baseret på fem spørgsmål kan være et godt udgangspunktet for en værdiskabende kommunikationsstrategi, der synliggør forskellige typer brugere og lægger en plan for kommunikationen.
1. Hvem skal der kommunikeres med?
Første skridt er, at kortlægge brugerne og deres rolle i en interessentanalyse, hvor man kategoriserer brugerne efter deres interesse i og indflydelse på projektet. Det giver et overblik over hvilke brugere, der skal hhv. informeres, involveres, orienteres og høres.
2. Hvad skal der kommunikeres og hvorfor?
Præcis og konkret information er oftest mest effektivt. Brug viden fra trin 1 til at identificere, hvad der skal kommunikeres med de forskellige brugere. Helt konkret handler det om at fortælle brugerne, hvad de kan forvente, at der sker og hvad de forventes at gøre hvornår og hvorfor. En stor del af behovet for kommunikation i renoveringsprojekter omhandler information om helt grundlæggende aktiviteter – hvad skal der laves, hvornår, hvor længe og hvad betyder det for den enkelte?
3. Hvornår skal der kommunikeres?
Kommunikationsplanen kan med fordel følge byggeprocessen. I den overordnede tidsplan for projektet kan det med fordel angives, hvornår brugerne skal hhv. informeres eller inddrages i beslutninger i byggeprocessen. Husk, at brugerne oftest ”bare” er optaget af projektets påvirkning på deres egen situation. De vil gerne have besked både i god tid og lige op til der sker noget, der påvirker dem.
4. Hvordan skal der kommunikeres?
Kommunikationsformen skal hænge sammen med, hvilken type brugerkommunikation, der arbejdes med, og forskellige brugere kræver forskellig kommunikation – nogle skal ”bare” informeres, nogle skal håndteres gennem dialog og nogle skal involveres mere tæt i processen. Derfor skal der skeles til brugernes interesse i og indflydelse på projektet, når kommunikationen tilrettelægges. Desuden skal man overveje sprog, formater og kanaler.
5. Hvem udfører kommunikationsopgaven?
Det skal besluttes, hvem der har ansvaret for brugerkommunikationen. Ansvaret kan ligge hos bygherre, rådgiver eller entreprenør, men det er vigtigt, at kommunikationsopgaven udføres af en person, der er tilgængelig for brugerne, og som har:
- Viden om projektet, så kommunikationen kan blive klar og konkret.
- En placering i projektorganisationen med tæt kontakt til både brugere og projekt.
- Gode kommunikationsevner ift. at møde brugerne i øjenhøjde.
- Erfaring med de kommunikationsformer, der skal bruges i projektet.
Sidst, men ikke mindst er vigtigt at huske, at en kommunikationsstrategi er dynamisk og kun giver projektet værdi, hvis man arbejder aktivt med den. Så derfor er det en god ide at gennemgå spørgsmålene hver gang, der sker væsentlige ændringer i projektet, såsom faseskift, personskift eller ændringer ift. økonomi, tid, ydre forhold etc.
Med den rette håndtering kan brugerne blive et værdiskabende element i processen. Øget indblik i byggeprocessen gør også brugerne mere fleksible, når der sker ændringer, og brugerne har ofte viden om bygninger og brug, som er værdifulde input til byggeprojektet og -processen.
I Værdibyg har vi arbejdet med vejledning i håndtering af brugere og beboere i renoveringsprojekter, herunder konkrete værktøjer og inspiration til at organisere, planlægge og gennemføre arbejdet med brugere og beboere i renoveringsprojekter. Du kan finde materialet på www.vaerdibyg.dk
Aktuelt
Parterne bag RENOVER prisen inviterer til et arrangement om Renovering for og med brugerne – Vigerslev Skole i Valby den 25. april 2017.
Dette blogindlæg er tidligere udgivet på renoveringpaadagsordenen.dk. Denne platform er nedlagt, hvorfor indlægget er genudgivet på bygherreforeningen.dk, der tidligere har varetaget driften heraf.
