Follow a manual added link
Brug markedsdialog
Tidlig markedsdialog er bygherrens genvej til bedre projekter
Follow a manual added link
Gode råd og inspiration
Gode råd til bedre markedsdialog, markeds- og konkurrencekendskab
Professionelle bygherrer med løbende byggeopgaver og større udbud kan gennem markedsviden, kendskab til konkurrencesituationen og tidlig markedsdialog opnå yderst værdifuldt input, når der skal træffes beslutning om igangsættelse af nye projekter eller lægges udbudsstrategier.
Markedsdialogen skal understøtte, at der er en sund konkurrencesituation i det marked bygherren udbyder sine opgaver på og er særligt relevant i travl danske byggebranche, som er udfordret kapacitetsmæssigt. Den tidlige markedsdialog bliver således en del af en samlet proces:
Gode råd og inspiration
Før udbudsmaterialet sendes ud, er der mange muligheder for bygherren for at sikre sig, at udbuddet går godt. Det handler om at bruge dialog med markedet til at analysere markedet, synliggøre sig selv og sine projekter, finde potentielle tilbudsgivere, afdække risiko og lave et godt udbud. Her har vi samlet forskellige muligheder og gode råd til at gennemføre markedsdialog forud for udbud.
Analyser markedet
Skab overblik over konkurrencen for din portefølje
Det kan være svært at have en god fornemmelse for både kapacitet og aktuelle priser i markedet inden et eventuelt udbud. Et godt overblik mulige leverandører og priser kan være afgørende for at kunne lave en god budgettering og desuden stå med en stærk fornemmelse for prisniveauet, når de indkomne tilbud skal vurderes.
Muligheder og metoder til at lave gode markedsanalyser afhænger lidt af mængden af bygherreaktiviteter. Store bygherrer kan have stor gavn af systematisk følge prisudviklingen i egne udbud. Mindre bygherrer må derimod i højere grad ud i markedet og spørge ind til den aktuelle udvikling.
Følgende er gode råd til at få overblik over konkurrencen for din portefølje:
Store bygherrer
- Opbyg egen database/statistik på ydelser og priser
- Følg op efter hvert udbud og hold disciplin i data
- Hold løbende uformel kontakten med markedet
- Følg op i markedet og spørg til baggrunden, såfremt der opleves få bydende til en opgav
- Rådgiv dig med såkaldte “Quantaty Suveyers”, der er specialiseret i at følge markedsudviklingen.
Mindre bygherrer
- Kontakt kolleger i andre bygherreorganisation er og spørg til deres erfaringer ift. pris og udvikling
- Tag kontakt til potentiale tilbudsgivere og afsøg kapacitet ift. din opgave*
- Rådgiv dig med såkaldte “Quantaty Suveyers”, der er specialiseret i at følge markedsudviklingen.
* I modsætning til hvad nogen måske tror er det ifølge udbudsloven ikke et problem for offentlige bygherre at have dialog med potentielle bydende på en opgave inden opgaven er kommet i udbud. Det må man gerne. Og det kan være en god metode til at afsøge, hvem der har lyst og mulighed for at byde ind på en eventuel prækvalifikationen. Ofte vil de bydende meget gerne have den dialog.
Få overblik over de projekter, som er i udbud samtidigt med dit
I et travlt marked kan der meget let opstå flaskehalse og udfordringer med få de rigtige leverandører til at byde på opgaven. Særligt oplever flere bygherrer begrænset kapacitet inden for specialiserede områder. Særligt er det vigtigt at holde sig for øje, at leverandørerne kan have problemer med at byde på flere relevante opgaver samtidig fordi de store opgaver med at skrive tilbud er fordelt på ganske få hænder. Bygherrerne kan derfor med fordel time deres udbud, så de ikke kollidere med andre relevante opgaver.
Tre gode råd i forhold til at sikre du har overblik over projekter, som er i udbud samtidig med dit:
- Brug fra byggepipeline.dk til at koordinere finde ud af, hvilke projekter som er i udbud samtidig med dit
- Kontakt relevante leverandører og spørg ind til deres planer
- Hav løbende dialog andre bygherre og koordiner aktiviteter og udbud i forhold til hinanden
Kend markedets syn på dit udbudsmateriale
Det kan være svært at tænke over alt på forhånd i en udbudssituation. Det kræver en meget stor indsigt at vide, hvilke prioriteringer der er de rigtige og hvad der den mest optimale proces. Gennem en tidlig dialog med markedet, hvor der er lejlighed til at få både input og diskutere forskellige muligheder omkring projektet, kan du få afgørende input til at tilrettelægge en god udbudsproces og skabe et byggeprojektet er bygbart fra start.
Her følger gode råd til, hvordan du får markedets syn på dit udbudsmateriale.
- Giv dine potentielle bydende fornuftig tid til at kommentere udkast til udbudsmateriale
- Vær specifik med hvor i materialet du særligt ønsker feedback/stillingtagen
- Vær opmærksom på ikke at favorisere nogen med de tilretninger som foretages
- Evaluér udbudsmaterialet med tilbudsgiverne
Synliggør dig i markedet
Skab interesse for dine projekter
Markedet kan i højere grad ramme dine behov og ønsker i et tilbud, hvis de også kender baggrunden for projekter, dine planer og dine visioner og mål. I et travlt marked kan det eksempelvis være afgørende for bygherrerne, at deres leverandører har kapacitet til at byde opgaven. Det kræver at du giver dine leverandører tid til at planlægge deres arbejde og dermed orientere om et nyt udbud i god tid. Ofte er arbejdet med at skrive tilbud placeret hos ganske få mennesker i en entreprenørvirksomhed. Her kan hurtigt opstå flaskehalse og der er risiko for at det netop er dit projekt som ikke bliver prioriteret.
Med et øget kendskab og kommunikation omkring dit udbud øger du chancerne for at flere flere byder på projektet og konkurrencen dermed skærpes. Dialogen kan desuden give værdifuldt feedback til tanker og ideer omkring dit projekt og dermed øge kvaliteten af det endelige udbud.
Her følge tre gode råd til, hvordan du øger interessen for dit projekt:
- Beskriv din pipeline af kommende projekter, så de bydende kan gøre klar til at udarbejde tilbud
- Inviter bredt ud til dialog med leverandørkredsen
- Hold møder om dine kommende projekter med dem du opfatter som attraktive bydende
Skab kendskab til dig som bygherre
Markedet kender dig måske ikke eller har en særlig opfattelse af hvem du er. Mange leverandører i et travlt marked foretager risikovurderinger i forhold til kendskabet til den potentielle kunde de skal arbejde for. Er kendskabet lille vælger de måske en andet projekt at byde på. Derfor er det vigtigt, at du viser hvem du og du i din kommunikation med markedet er opmærksom behovet for at leverandørerne lærer dig og din retning at kende. Det øger både lysten til at byde og det skaber bedre chancen for at modtage gode tilbud.
Her følger tre gode råd, når nu vil skabe kendskab til dig som bygherrer:
- Kend dig selv som bygherre og kommuniker dine værdier, dit bagland og dine præferencer
- Brug orienteringsmøder til at fortælle om jer selv og jeres organsation samt projekter
- Husk mulighed for uformel dialog
Find de rigtige tilbudsgivere
Bliv sikker på, at der er relevante bydende til dine opgaver
I et travlt marked er der altid risiko for, at leverandørerne fravælger netop dit projekt pga. kapacitetsudfordringer. Særligt kan arbejde med at udarbejde tilbud være en flaskehals for mange leverandører i byggeriet. Ofte er opgaven koncentreret på få personer og er der spidsbelastninger, bliver der løbende sorteret i forhold til forhåndskendskab til opgaven og bygherren. Det er derfor afgørende, at du som bygherre får placeret dig centralt på leverandørernes tilbudspipeline ved bl.a. at skabe kendskab til opgaverne og sikre at de forretningsmæssigt både er relevant og spændende for de bydende.
Tre gode råd, når vi have større sikkerhed for, at relevante leverandører byder på dine opgaver:
- Undersøg potentielle bydendes kapacitet og ordrebog
- Spørg ind til om der er ”turn-offs” i den måde du tilrettelægger udbud på
- Scan markedet for utraditionelle bydende, hvis der er tvivl om relevante bydende i markedet
Undgå at dit udbud går om pga. manglende bydende
Der kan være mange forklaringer på, hvorfor virksomheder ikke ønsker at byde på et udbud. Men det er altid en ærgerlig situation, hvis man først finder ud af det, når udbudsprocessen er i gang. Det koster både ressourcer og tid, hvis man er nødt til at annullere et udbud og lade det gå om, fordi der ikke er bydende (nok).
Gennem den tidlige markedsdialog kan man trykprøve udbuddet på potentielle bydende. Man kan eksempelvis spørge ind til om der er særlige risici, som kan få tilbudsgiverne til at melde fra. Det kan for eksempel være kontraktelementer, særlige teknisk løsninger eller at budget og ambition ikke hænger sammen.
Gode råd er:
- Vær opmærksom på hvilke risici du lægger ind i opgaven
- Undersøg om entrepriseform og organisering matcher kapaciteten i markedet
- Kontakt dem du gerne vil have til at afgive bud (før udbuddet er ude)
Sørg for at også mindre virksomheder kan byde på opgaven
Stadig flere byggerier blive mere komplekse og det kan være fristende at satse på at finde en leverandør, der kan det meste. Men står du med et stort byggeri og et travlt marked er der måske kun et par leverandører som har tid eller har kapacitet til at byde på en totalentreprise. Ved at opdele dit projekt i mindre opgaver tilrettelægge det i fagentrepriser kan flere måske lokale leverandører byde ind på opgaverne.
Her følger tre gode råd, såfremt du vil være sikker på, at mindre virksomheder kan byde på dine opgaver:
- Overvej om opgaven med fordel kan deles op
- Hvis der skal dannes konsortier er der brug for tid og hjælp til dette
- Undersøg om organiseringen af projektet kan åbne for mindre virksomheder i enten første eller andet led
Brug det rigtige set-up
Vælg den rigtige entreprise- eller udbudsform i forhold til konkurrencesituationen
Entrepriseformen og snitfladen mellem forskellige opgaver kan have stor betydning for, hvordan dine leverandører ser på projektet, dets risiko og lysten til at byde på projektet. Ønsker du stor faglighed på specifikke områder kan det være interessant at opdele opgaverne i fagentrepriser som fx facade, tag og indmad, fordi det giver nogle fordele for specialiserede spillere på markedet. Går du fx efter en totalentreprise betyder det typisk, at mindre leverandører ikke kan være med på opgaven. Omvendt kan mange små entrepriser stille større krav til din koordinering og styring af projektet.
Følgende er gode råd såfremt du vil vælge den udbudsform, som passer til din organisation og konkurrencesituationen:
- Afklar din egen risikoprofil og kompetencer til at styre et projekt
- Identificer risiko for tilbudsgiverne ved forskellige entrepriseformer
- Afvej fordele og ulemper ved forskelige entrepriseformer
- Tag møder med potentielle tilbudsgivere afprøv dine tanker
- Snak med tilbudsgivere om, hvordan de helst ser organiseringen og tilrettelæggelse af projektet.
Kend de nye tekniske og innovationsmæssige muligheder i markedet
Det kan være svært at vide, hvilke muligheder der findes i markedet for eksempelvis tekniske installationer eller digitale processer. Flere bygherrer siger eksempelvis, at de er nødt til at stole på deres rådgivere, fordi de aldrig bliver få så stor teknisk viden, at de ved hvilket ventilationsanlæg der fx er bedre end et andet. Men hvem siger, at rådgiveren er godt klædt på til at vejlede dig. Derfor kan det være afgørende på et tidligt tidspunkt selv at kigge ud i markedet og danne sig et overblik over mulighederne.
Følgende er anbefalinger såfremt I ønsker bedre overblik over de tekniske og innovationsmæssige muligheder i markedet:
- Scan markedet for teknisk kompetente spillere
- Gå i dialog med kompetente spillere om muligheder og markedsdynamik
- Hent referencer og besøg test-cases mv.
- Hold dig orienteret i fagpressen om nye produkter og metoder
Bliv klogere
Her følger en række links til vejledninger, regler og gode råd i forhold at skabe god markedsdialog:
Konkurrence og forbrugerstyrelsen (2018):
Dialog før og under udbudsprocessen
Værdibyg (2018):
Vejledningen Dialog i udbudsprocessen
Bygherreforeningen (2016):
Drejebog for bygherrer – udbud med forhandling
Værdibyg (2018):
Udbud med forhandling
Konkurrence og forbrugerstyrelsen (2024):
Udbudsloven – Vejledning om udbudsreglerne
Værdibyg (2013):
Effektiv prækvalifikation
Bygherreforeningen (2008):
Udbudsguide
Kontakt
Det er Bygherreforeningens markedsudvalg, som står bag de gode råd til, hvordan du som bygherre arbejder med god markedsdialog.
Kontakt Markedsudvalget her, for yderligere information eller spørgsmål.
Aktuelle kurser i Bygherreforeningen om bl.a. markedsdialog og udbudsformer.
